Minder fouten, minder correcties dit moet elke Payroll Manager weten

Nauwkeurige tijdregistratie is niet alleen wettelijk verplicht binnen de EU, het is ook essentieel voor een kloppende loonstrook aan het einde van de maand. Daarnaast is het een instrument bij: kostenbeheersing, compliance, strategische beslissingen en medewerkerstevredenheid.

In dit artikel lees je waarom goede tijdregistratie cruciaal is én hoe je het goed aanpakt.

 

Waarom is tijdregistratie zo belangrijk?

Grip op loonkosten met nauwkeurige data

Elk geregistreerd uur telt mee in de loonkosten, projectkosten en je totale budget. Kleine veranderingen, zoals medewerkers die systematisch hun beginuren afronden of pauzes net iets langer nemen, kunnen ongemerkt voor flinke kosten zorgen.

Met strakke tijdregistratie breng je deze kosten onder controle. Gebruik bijvoorbeeld veilige webklokken of hardware terminals die gekoppeld zijn aan je workforce management software. Daarmee voorkom je fouten en maak je processen transparant en controleerbaar. Tijdfraude volledig voorkomen kan helaas niet, maar met nauwkeurige registratie vergroot je de verantwoordelijkheid, versimpel je payroll en krijg je beter grip op je personeelskosten.

Tijddata als strategisch stuurmiddel

Goede tijdregistratie is meer dan input voor de loonstrook. In MANUS WFM zijn tijd- en aanwezigheidsgegevens een strategische bron van inzicht. Je ziet in één oogopslag hoe de inzet per team, locatie of dienst zich ontwikkelt. Zo maak je betere keuzes over roosters, overwerk of capaciteitsplanning.

Historische gegevens laten bijvoorbeeld zien waar structureel te laat wordt gestart, waar onverwachte afwezigheid vaak voorkomt of waar de bezetting tekortschiet. Zo kun je bijsturen in je planningsproces.

Registreren op verschillende niveaus

Wil je weten hoeveel tijd wordt besteed aan specifieke taken, projecten of klanten? Met nauwkeurige registratie op diverse niveaus kan dat. Dit helpt bij het verbeteren van budgetten, het verdelen van capaciteit, of bij het correct factureren van gewerkte uren aan de juiste klanten.

Je kunt deze data koppelen aan andere KPI’s zoals productieaantallen, serviceniveaus of klanttevredenheid. Zo ontdek je welke ploegen of medewerkers het meest bijdragen aan waarde creatie, waar sprake is van inefficiëntie of extra ondersteuning nodig is.

Transparantie en vertrouwen

Een betrouwbare tijdregistratie schept duidelijkheid. Medewerkers hebben de zekerheid dat overuren, pauzes en verlof correct worden geregistreerd en uitbetaald. Dit voorkomt discussies, verbetert medewerkersbetrokkenheid en laat zien dat je tijd serieus neemt.

Minder fouten, minder herstelwerk

Handmatige invoer of verouderde systemen zorgen voor fouten. Denk aan incorrecte CAO regels, verkeerde berekeningen of vergeten overwerktoeslagen. Dat leidt tot correctierondes, extra werk en frustratie.

Volgens de American Payroll Association is 10,5% van de payrolltijd gemiddeld nodig voor het herstellen van fouten. Dankzij goede tijdregistratie en automatische controles binnen WFM-systemen voorkom je dit.

Compliance: geen ruimte voor fouten

Strenge eisen aan registratie binnen de EU

Sinds een uitspraak van het Europese Hof van Justitie in 2019 moeten werkgevers een ‘objectief, betrouwbaar en toegankelijk’ systeem hanteren voor werktijdregistratie, volgens de Arbeidstijdenrichtlijn. Tijdregistratie is essentieel om regels over werktijden, pauzes, rustmomenten en overwerk te kunnen handhaven.

In Nederland is dit wettelijk verankerd. Kun je niet aantonen dat je een correcte registratie bijhoudt? Dan loop je risico op boetes én op rechtszaken. Zo moest Uber ruim €72.000 aan overuren uitbetalen omdat het bedrijf de gewerkte uren van een medewerker niet kon weerleggen.

Boetes en extra regels per sector

Niet-naleving kan leiden tot boetes tot wel €10.000 per werknemer in Nederland. En bij herhaling loopt dit op. Sommige sectoren, zoals transport, kennen bovendien extra regels.

Preventie dankzij slimme software

Een moderne WFM-oplossing zoals MANUS helpt juist om deze fouten te vóór te zijn. Dankzij haar management-by-exception-aanpak zie je direct waar afwijkingen zijn. Zo kun je snel ingrijpen voor er problemen ontstaan.

Tijdregistratie in de praktijk: webklok of hardware?

Webklokken: flexibel en gebruiksvriendelijk

Een webklok is een online portaal waarmee medewerkers in- en uitklokken of pauzes registreren via laptop, tablet of smartphone. Ook onderweg of thuiswerken? Geen probleem: met een veilige login of QR-code werkt dit altijd.

De gegevens gaan vervolgens rechtstreeks naar het WFM-systeem. Daar vindt de verwerking plaats en worden de gegevens beschikbaar voor payroll of rapportages.

Hardwareklokken voor werkvloer en productie

In winkels, fabrieken of magazijnen is een fysieke klok vaak handiger. Denk aan een Datafox-terminal bij de personeelsingang, waar medewerkers eenvoudig met een badge, QR-code of pincode kunnen klokken. Ook hier is taakregistratie mogelijk.

Als expert van Datafox klokken biedt MANUS verschillende apparaten, afgestemd op elk type werkomgeving. Inclusief modellen die bestand zijn tegen stof, temperatuurwisselingen en handschoenen.

Onze tips voor payroll managers

• Betrek medewerkers vanaf het begin Leg goed uit wat de voordelen zijn van nieuwe systemen. Zorg dat medewerkers begrijpen hoe registratie werkt en waarom het belangrijk is. Duidelijke regels en een heldere uitleg zorgen voor draagvlak.
• Train managers op data-inzicht Laat leidinggevenden niet alleen uren goedkeuren, maar leer ze hoe ze inzichten halen uit de gegevens. Zo kunnen ze gericht bijsturen op inzet, prestaties en werkdruk.
• Kies gebruiksvriendelijke oplossingen Hoe makkelijker klokken gaat, hoe nauwkeuriger de data. Zorg dat webklokken ook offline werken en dat hardware eenvoudig in gebruik is.
• Gebruik data voor welzijn en retentie Herken signalen van overbelasting, onregelmatigheid of onvoldoende rust. Tijddata zijn niet alleen voor kostenbeheer, maar ook voor duurzame inzetbaarheid.
• Evalueer regelmatig Controleer of alles nog goed werkt: zijn er terugkerende fouten? Worden afwijkingen opgevolgd? Klopt de aansluiting met je actuele processen? Pas je inrichting waar nodig aan.

Conclusie

Nauwkeurige tijdregistratie levert veel op: grip op kosten, correcte loonverwerking, compliance en strategisch inzicht. Zeker als je de data verwerkt in een krachtig WFM-platform zoals MANUS. Denk aan taakregistratie, automatische signalering bij afwijkingen en integratie met diverse systemen.

Wil je weten hoe MANUS je helpt bij het slim inrichten van tijdregistratie? Vraag dan een demo aan.

Management-by-Exception in WFM: Zo krijg je Meer Grip en Minder Rompslomp

Te veel tijd kwijt aan administratie? Je bent niet de enige. Jaarlijks gaat er wereldwijd ruim 4,28 biljoen €  verloren aan administratieve taken. HR- en Operationele managers in ploegendienstomgevingen – van winkels tot distributiecentra en fabrieken – worden dagelijks overspoeld met roosters, kloktijden, controles van het budget vs realisatie en uitzonderingen goedkeuren. Alles om de operatie draaiende te houden – maar tegen een hoge prijs.

Bedrijven zetten hiervoor software of tools in. Maar onderzoek uit 2024 laat zien dat technologie alléén het probleem niet oplost. Medewerkers zijn wekelijks 12,6 uur kwijt aan taken die weinig of geen waarde toevoegen. En dat is dit jaar zelfs gestegen. Tijd dus voor een andere aanpak

In dit artikel lees je hoe de management-by-exception-aanpak in WFM-software zorgt voor minder administratie, betere compliance, meer controle en meer tijd voor wat echt telt:  focus op de business, zorg voor medewerkers en strategie.

De Dagelijkse Realiteit voor Managers

Complexe Personeelsplanning

Wanneer je honderden medewerkers in verschillende functies, contractvormen en locaties plant, wordt personeelsplanning al snel onoverzichtelijk en complex. Denk aan wisselende piekmomenten, last-minute wijzigingen of plotselinge afwezigheid. Zonder goed systeem grijpen planners naar Excel of hun onderbuikgevoel – met alle risico’s van dien.

Tijd Registratie Overload

Elke dienst levert gegevens op: kloktijden, pauzes, overwerk. Al deze data moet worden gecontroleerd en gecorrigeerd. Zeker in ploegendiensten is dat een tijdrovende en foutgevoelige klus.

Juridische Risico’s

CAO’s en regels verschillen per land, sector en contracttype. Eén foutje, bijvoorbeeld te veel uren of te weinig pauze rekenen, kan leiden tot boetes of onvrede bij medewerkers. Zeker bij grote organisaties is handmatig controleren ondoenlijk.

Administratieve Uitputting

Uren corrigeren; verlof aanvragen goedkeuren; standaard vragen beantwoorden, het kost HR en leidinggevenden elke week tientallen uren. Tijd die beter besteed kan worden aan de business, klant, strategische vraagstukken, teamontwikkeling of werkplezier.

Kortom: je wilt méér bereiken met minder moeite. Maar hoe? Daar komt een management-by-exception aanpak om de hoek kijken.

Wat Is Management-by-Exception in Workforce Management Precies?

Management-by-exception is een manier van werken waarbij je je alleen focust op afwijkingen. De standaardzaken, bijvoorbeeld verlofaanvragen, correcte klokregistraties, verlopen automatisch. Alleen de uitzonderingen worden gemeld, zodat jij je tijd besteedt aan wat echt aandacht nodig heeft.

Binnen WFM betekent dit dat:

• Routinezaken automatisch worden geregistreerd
• Afwijkingen van de norm worden gesignaleerd
• Alleen bij uitzonderingen de manager hoeft in te grijpen

Zo houd je grip, zonder dat je elk detail hoeft te controleren.

Zo werkt Management by Exception bij MANUS:

Automatische Monitoring

De workforce management software is ingericht naar de juiste wet- en regelgeving en de interne regels van jouw organisatie. Alles wordt automatisch vastgelegd en bewaakt; kloktijden, rusttijden, normuren, toeslagen, budgetten, etc. Wat binnen de bandbreedte valt, hoeft niemand te controleren.

Signalen bij Afwijkingen

Komt iemand te laat, wordt er te veel gewerkt, klopt de dienst niet met het contract of wijk je af van het gestelde budget? Dan signaleert het systeem automatisch de afwijking en licht het de manager in.

Gerichte Acties Nemen

De manager krijgt alleen meldingen van wat echt aandacht vraagt. Geen onnodige administratie, wél tijdig kunnen bijsturen. Zo voorkom je fouten én overbelasting van je team.

Waarom het Werkt? Het WFM-Huis

Om management -by-exception goed voor je te laten werken, heb je eerst een goede basis (fundering) nodig.

Bij MANUS werken we met het WFM-Huis. Net als bij het bouwen van een huis begin je met de fundering, gebruik je cement om van losse stenen stevige muren te maken, en zorg je ervoor dat alle lagen logisch op elkaar aansluiten.  Zo bouw je aan een solide bouwwerk waar je jaren veilig en met plezier kunt wonen.

Laten we het WFM-Huis eens wat nader bekijken.

1. De Fundering: Nauwkeurige Tijdregistratie

Het begint bij betrouwbare data. Drie pijlers zijn hierbij cruciaal:

• Juist: Worden de uren, volgens de juiste regels geregistreerd?
• Volledig: Is alle relevante informatie aanwezig?
• Tijdig: Wordt alles tijdig ingevoerd en goedgekeurd?

MANUS WFM is ingericht met diverse controles zodat deze data zo betrouwbaar mogelijk is. Processen en procedures dienen op elke afdeling, dienst en locatie helder te zijn en opgevolgd worden.

Alleen met consistente data van hoge kwaliteit is manage-by-exception mogelijk. Als je fundament solide is, kun je erop vertrouwen dat alles wat het systeem als uitzondering markeert ook echt jouw tijd waard is.

Dus hoe zorg je voor deze consistentie? Dit brengt ons bij de volgende laag van het WFM-huis: controleerbare en afdwingbare processen.

2. De Eerste Verdieping: Beheersbare en Afdwingbare Processen

Na deze solide fundering gaat het er in dit volgende niveau van het WFM -huis om dat je processen op orde zijn en dus:

• Beheersbaar: zodat managers erop kunnen sturen en aanpassen.
• Afdwingbaar: zodat regels en standaarden consequent worden toegepast.

Zo voorkom je dat “schijnafwijkingen” onnodige meldingen opleveren en je jouw tijd kan richten op de echte uitschieters.

3. De Tweede Verdieping: Realisatie en Balans

Deze laag draait om:

• Realisatie: Worden de geplande uren ook daadwerkelijk gemaakt?
• Balans: Is er evenwicht tussen kosten, inzet en productiviteit?

Hier bewijst de management-by-exception aanpak zijn echte waarde. Je ziet in één oogopslag waar afwijkingen zitten, en met deze inzichten kan je de productiviteit gericht verbeteren.

4. Het Dak: Planning, Forecasting en Budgettering

Aan de top van het WFM-huis staan de strategische doelen: planning, forecasting en budgettering. Het streven naar vooraf sturen in plaats van achteraf corrigeren. Verbetering op deze gebieden is afhankelijk van de vraag of alles daaronder op orde is. Hoe kun je immers de personeelsvraag voorspellen en loonkosten optimaliseren zonder nauwkeurige historische data?

MANUS WFM ondersteunt dit met krachtige checks en rapportages op elk niveau van het WFM-Huis.

De Voordelen op een Rij

Er zijn nog een paar andere voordelen van WFM-Software met een Management-by-exception aanpak, zoals;

Sneller Reageren op Afwijkingen

Omdat alleen afwijkingen worden gesignaleerd, kun je direct handelen. Denk aan een vergeten uitklok of overschrijding van werktijd. Zo voorkom je fouten op de loonstrook.

Minder Fouten, Betere Compliance

Automatisering zorgt ervoor dat processen consequent en correct verlopen. Dat verkleint de kans op fouten en helpt je om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Meer Ruimte Voor Andere Waardevolle Taken

Managers hoeven zich niet langer te verliezen in administratie. Ze hebben tijd voor de klant, coaching, planning, analyse en andere strategische taken. Dat verhoogt betrokkenheid, medewerkerstevredenheid én kwaliteit.

Conclusie

Management-by-exception maakt je workforce management niet alleen efficiënter, maar ook slimmer. Je voorkomt dat managers verdrinken in de details en biedt ze de ruimte om impact te maken.

Dankzij de heldere structuur van het MANUS WFM-huis, kun je gefaseerd optimaliseren. Zo leg je de basis voor duurzame groei.

Wil je weten hoe dit voor jouw organisatie kan werken? Vraag een demo aan.

Internationale Groei? Hou Controle met de Juiste Software

Internationaal uitbreiden is spannend, maar brengt ook grote uitdagingen met zich mee als het gaat om personeelsbeheer. Denk aan taalbarrières, technische beperkingen en wet- en regelgeving die per land (of regio) verschilt.

In dit artikel lees je hoe robuuste workforce management tools – in combinatie met kennis van experts – helpt om jouw internationale groeistuipen het hoofd te bieden.

Wat zijn de Grootste Hordes bij Internationale Uitbreiding?

1. Taalbarrières

Wanneer software maar één taal ondersteunt, kunnen medewerkers belangrijke informatie missen. Wat kan leiden tot fouten, frustratie en risico’s op het gebied van compliance.

Uit onderzoek van Forbes Insights en Rosetta Stone blijkt hoe groot de impact is van taalproblemen:

• 67% van de leidinggevenden zegt dat het leidt tot inefficiëntie
• 46% vindt samenwerken lastiger
• 42% ziet minder productiviteit
• 24% ervaart minder respect richting management
• 24% vindt het moeilijker om talent aan te trekken of te behouden
• 21% zegt dat de veiligheid van medewerkers in gevaar komt

Hoe MANUS WFM hierbij helpt

De software van MANUS ondersteunt 35 talen, inclusief vertaalde versies van de ESS (Employee Self Service)-app. Zo werkt elke medewerker in zijn of haar eigen taal. Dat verhoogt de adoptie, voorkomt fouten en zorgt voor een betere werkervaring..

Wat Doet een Employee Self Service App?

Met de ESS-app regelen medewerkers hun beschikbaarheid, kunnen ze diensten ruilen, vragen ze verlof aan, houden hun persoonlijke gegevens bij en communiceren ze met HR en leidinggevenden. Dit alles via hun mobiel. Dit versterkt de autonomie en draagt bij aan een goede werk-privébalans. Managers profiteren van minder ad-hoc communicatie en snellere, heldere personeelsplanning.

2. Juridische Complexiteit bij Arbeidstijden en Contracten

De arbeidswet verschilt per land én per regio, functie of contracttype. Dat maakt handmatig plannen onhoudbaar voor internationale HR-teams.

Hoe de Juiste Workforce Planning Software Jou Op het Goede Pad Houdt

Met het juiste WFM-systeem zoals MANUS bijvoorbeeld beschik je over een uitgekiende compliancemotor die CAO’s en de regels van verschillende landen automatisch toepast. Dit verkleint de kans op menselijke fouten en onbedoelde overtredingen.

Door het instellen van

• lokale loonregels,
• maximale werkuren of
• verplichte rusttijden

signaleert het systeem afwijkingen zodat je onmiddellijk actie kunt nemen. Zo voorkom je problemen en voldoe je aan de wet, zonder extra administratieve druk.

3. Data en Privacybescherming Over De Grenzen Heen

Afhankelijk van waar je werkt moet je als bedrijf aan uiteenlopende wetten voldoen voor privacy- en databescherming zoals GDPR of CCPA (In Californië). Deze regels variëren per land of per sector. Kies daarom voor een oplossing waarin dit verankert is zodat je zeker weet dat jouw gegevens veilig zijn.

MANUS WFM Heeft hart Voor Jouw Data

Onze software is ontwikkeld met veiligheid en compliance als uitgangspunt. Denk aan:

• rolgebaseerde toegang
• gegevensversleuteling (2FA, SSO)
• regionale hostingopties

Zo voldoe je aan lokale wetgeving én bescherm je gevoelige data..

4. Schaalbaarheid bij Groei

Wat goed werkt voor 2.000 medewerkers, kan bij 20.000 al snel tegen grenzen aanlopen. Denk aan trage responstijden, dataverlies of instabiele systemen. Ook de kosten voor infrastructuur lopen snel op.

Gebruikelijke Uitdagingen bij Expansie

Problemen die vaak genoemd worden bij uitbreiding zijn: trage responstijden, gegevensverlies en systeemcrashes. Belangrijke processen kunnen vertraging oplopen, wat de efficiëntie vertraagt.

Dan is er nog het beheer van gegevens en infrastructuur. Bedrijven moeten steeds grotere datasets opslaan met behoud van de prestaties van database queries en ze moeten ervoor zorgen dat de kosten voor gegevensopslag haalbaar blijven.

Maar dat is nog niet alles. Dan zijn er nog de kosten voor hardware onderhoud (als je geen cloudoplossing gebruikt). En de worsteling van het integreren en aanpassen van software die niet ontworpen is om te schalen.

Een Workforce Management Systeem Gebouwd Voor Groei

Neem Afscheid van Capaciteitsproblemen

Ons platform is gebouwd voor groei. Grote internationale bedrijven in retail, logistiek en industrie vertrouwen op MANUS WFM voor soepele processen, ook bij tienduizenden medewerkers.

Enkele voordelen daarvan op een rij:

• ondersteund voor complexe organisatiestructuren
• multi-site beheer vanuit één dashboard
• minder handmatig werk door slimme automatisering (manage-by-exception)
• voorspellende planning op basis van historische data

Hierdoor plan je efficiënter, worden fouten voorkomen en hou je controle – ongeacht de schaal.

Flexibele Uitrol

Schaalbaarheid gaat natuurlijk niet alleen over capaciteit, maar ook over flexibiliteit. De software ondersteunt complexe organisatorische hiërarchieën en multi-site setups, waardoor je een uniform globaal overzicht hebt terwijl lokale managers nog steeds de juiste controle hebben. Het ondersteunt ook veel integraties met derden.

Management-by-Exception in de Praktijk

Hoe groter je personeelsbestand, hoe minder handmatig werk je wilt doen. Met MANUS WFM-software worden administratieve taken tot een minimum beperkt. Ons manage-by-exception principe waarschuwt de juiste medewerker over afwijkingen zodat ze geen onnodige controles hoeven uit te voeren.

Automatisering wordt ook geïntroduceerd door dynamische personeelsplanning waarbij historische gegevens de planningsbehoefte  voorspellen. Zo maak je voortaan roosters die passen bij de behoefte.

Maar het stroomlijnen van WFM houdt hier niet op – en dat brengt ons bij het volgende punt.

Meer Dan Software: Hoe Jouw Bedrijf Met Workforce Management Consultancy Vleugels Krijgt

Soms is technologie alleen niet voldoende. Daarom leveren wij ook consultancydiensten aan op maat. Onze experts kennen jouw markt en de uitdagingen die komen kijken bij internationale expansie of overnames.

Zij kijken graag met jouw team mee om;

• de juiste instellingen te kiezen per land of regio
• processen te optimaliseren
• koppelingen te maken met andere systemen
• software en dashboards te laten aansluiten op veranderende doelen.

Deze extra ondersteuning kan jet verschil maken in complexe internationale omgevingen.

Conclusie

Internationaal personeelsbeheer hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Met MANUS WFM werk je aan efficiënte processen, betere naleving van regels en een goede werkervaring voor iedereen. Meertaligheid, automatische compliance en schaalbaarheid vormen de basis. En met deskundige ondersteuning van onze consultants ben je klaar voor duurzame internationale groei.

Vraag nu een demo aan en ontdek hoe MANUS WFM jouw organisatie helpt vooruit te komen.

Waarom jouw personeel baat heeft bij een meertalige ESS-app

De nieuwe generatie medewerkers is opgegroeid met technologie. Ze regelen alles via hun smartphone: afspraken, betalingen dus ook …. hun werkplanning. Als werkgever verwacht men van je dat je hierin meegaat.

Een Employee Self-Service (ESS)-app speelt hier perfect op in. Zeker als die app beschikbaar is in meerdere talen. Dat maakt je organisatie inclusiever, verlaagt de werkdruk op HR en geeft medewerkers grip op hun eigen rooster en verlof.

In dit artikel lees je hoe ESS-apps bijdragen aan een moderne, efficiënte en aantrekkelijke werkomgeving.

Wat vindt de Moderne Medewerker Belangrijk? Internationale Teams

Steeds meer bedrijven werken met diverse teams, verspreid over verschillende landen en culturen. Volgens Eurostat, werkte in 2022 maar liefst 28% van de Europeanen voor een multinational. Terwijl 90% van de bedrijven in de VS zegt medewerkers in dienst te hebben die een andere taal spreken dan Engels. Een derde van de respondenten was sterk afhankelijk van een andere taal.

Met de toename van e-commerce in retail, groeit ook de behoefte aan meertalige klantenservice en dus ook aan medewerkers die verschillende talen spreken. Een meertalige ESS-app ondersteunt deze trend.

Digital Natives Verwachten de beste Technologie

Millennials en GenZ, zijn opgegroeid met smartphones. Ze verwachten snelle, gebruiksvriendelijke apps op het werk. Volgens onderzoek van Riverbed vindt 91% van de beslissers dat ze betere digitale ervaringen moeten aanbieden om deze generatie tevreden te houden.

Meer Autonomie

Jongere medewerkers willen vrijheid. Ze willen zelf hun rooster bekijken, vrije dagen aanvragen of gegevens aanpassen zonder tussenkomst van HR. Een ESS-app biedt precies dat.

Wat is een Employee Self Service App precies?

Voordat we verder gaan, laten we eerst duidelijk maken wat een Employee-Service App precies is. Het is een online  tool waarmee medewerkers zelfstandig hun:

• Beschikbaarheid opgeven
• Roosters inzien
• Diensten ruilen
• Verlof aanvragen
• Uren registreren
• Persoonlijke gegevens beheren
• Berichten uitwisselen met HR en management

Voor HR betekent dit minder mailtjes, minder administratie en meer tijd voor strategische taken. Voor medewerkers betekent het gemak, overzicht en controle.

Belangrijkste Functies van een ESS App

Beschikbaarheid Instellen en Roosters Bekijken

Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door en melden zich aan voor extra diensten. Nieuwe roosters zijn direct zichtbaar in de app. Diensten ruilen kan in een paar klikken.

Dit zorgt voor flexibiliteit en minder stress. Zeker voor medewerkers met onregelmatige werktijden of jonge gezinnen maakt dat het verschil.

Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat burn-out en een slechte privé-werk balans leidt tot ‘quiet quitting’, waarbij medewerkers het absolute minimum doen om ervoor te zorgen dat ze hun baan niet verliezen. Dit is natuurlijk schadelijk voor de organisatie als geheel, dus elke tool die medewerkers meer controle biedt helpt tegen deze praktijken en verbetert bovendien de medewerkerservaring.

Verlof Aanvragen

Aangezien jongere werknemers de privé-werkbalans koesteren, is het aanbieden van een app waarin ze verlof kunnen aanvragen, verlofsaldi kunnen inzien en goedkeuringen kunnen bijhouden een groot pluspunt voor deze generatie op de werkvloer.

Dit is precies wat een goede ESS-app doet. Geen formulieren of onduidelijke e-mails meer. Medewerkers zien direct of hun aanvraag is goedgekeurd. Dat voorkomt misverstanden en frustratie.

Tijd en Aanwezigheid Registreren

Sommige ESS-apps bieden mobiele in- en uitklokfunctionaliteit. Geofencing voorkomt misbruik: medewerkers kunnen alleen klokken als ze fysiek op locatie zijn.

Interne Communicatie

In plaats van prikborden of lange mailings, verzendt HR via de app nieuws, updates of aankondigingen. Pushmeldingen zorgen dat niemand iets mist.

Regie over Eigen Gegevens

Vanuit het oogpunt van compliance is het bijhouden van de juiste personeelsgegeven belangrijk. Met ESS apps, houden werknemers hun eigen data bij.Zo blijven de gegeven up-to-date terwijl de werkdruk voor HR afneemt

We hebben opgesomd wat ESS-apps doen maar welke voordelen bieden meertalige apps eigenlijk?

Voordelen van een Meertalige ESS App

De ESS app van MANUS WFM ondersteunt maar liefst 35 talen. Waarom is dat waardevol?

Minder Fouten door Miscommunicatie

Bij taalbarrières ontstaan makkelijk fouten: verkeerde roosters, gemiste diensten, frustratie over verlof. In een meertalige app begrijpt iedereen de regels en instructies. Dat voorkomt problemen.

Grotere Betrokkenheid

Medewerkers voelen zich gezien en serieus genomen als ze de app in hun eigen taal kunnen gebruiken. Dit versterkt betrokkenheid en werkplezier.

Opleiding en Rappe Onboarding

Nieuwe medewerkers kunnen de app vanaf dag één gebruiken. In hun eigen taal leren ze hoe ze moeten in- en uitklokken, hun rooster bekijken en verlof aanvragen. HR hoeft minder uit te leggen.

De Waarde van ESS per Branche

Retail en Horeca 

Verkoopdruk verschilt per dag of week. Met een ESS-app ruilen medewerkers eenvoudig diensten en vragen ze verlof aan. Dat maakt personeelsplanning wendbaarder.

Hoe Logistieke Bedrijven Profiteren van ESS? 

Distributiecentra werken vaak met veel flexibele medewerkers van verschillende nationaliteiten. De app biedt real-time roosters, klokken op locatie en communicatie zonder taalproblemen.

Hoe ESS Call Centra Helpt

Callcenters bedienen vaak internationale klanten. De app helpt meertalige teams zich snel thuis te voelen en de juiste informatie te vinden.

ESS voor Productiebedrijven

Bij productiebedrijven is veiligheid cruciaal. Procedures in de juiste taal verkleinen de kans op fouten. Ook bij ploegendiensten biedt de app overzicht en duidelijkheid.

Aandachtspunten bij Implementatie

Integratie met Bestaande Systemen

Zorg dat de ESS-app aansluit op je WFM-, HR- en salarissoftware. Zo voorkom je dubbele administratie en fouten

.

Gefaseerde Uitrol en Training

Start met het implementeren van één locatie of afdeling. Verzamel feedback en verbeter waar nodig voordat je organisatie breed live gaat.

Veiligheid & Privacy

De app moet AVG-proof zijn en veilige opslag en toegang bieden. Denk aan single sign-on en versleutelde gegevens.

Interne Ambassadeurs

Als onderdeel van de implementatie, betrek enthousiaste medewerkers bij de uitrol. Zeker onder Gen Z is de bereidheid groot om collega’s te helpen met nieuwe tools

Conclusie

Een meertalige ESS-app is geen luxe, maar een logische stap richting moderne personeelsplanning. Het geeft medewerkers autonomie, verlaagt de druk op HR en vergroot de betrokkenheid.

Of je nu werkt in retail, logistiek, industrie of horeca: je medewerkers verdienen duidelijkheid, gemak en grip. En jij als werkgever profiteert van efficiëntie, minder fouten en tevreden teams.

Wil je meer weten over de ESS-app van MANUS WFM? Vraag dan een demo aan.

WFM Servicecontracten:
sneller schakelen en meer grip op je personeelsbeheer

Workforce management software is meer dan alleen een systeem om roosters te maken of afwezigheid bij te houden. Het is een krachtige manier om grip te krijgen op loonkosten en processen te optimaliseren.

Maar succes is ook afhankelijk van een ander element: je implementatie aanpassen als dat nodig is en problemen snel oplossen. Deze flexibiliteit vertaalt zich in minder downtime en de mogelijkheid om sneller kansen te grijpen.

Zelfs de beste software levert pas rendement op wanneer deze meegroeit en als je snel kunt inspelen op veranderingen en daarbij ondersteuning krijgt wanneer dat nodig is.

Servicecontracten bij WFM-software waarom het een slimme investering is

Daarom introduceert MANUS Servicecontracten: een slimme manier om altijd toegang te hebben tot deskundige hulp, zonder rompslomp.

In dit artikel leggen we uit waarom een servicecontract jouw organisatie helpt om continu te verbeteren, kosten te besparen en rust te creëren.

De verborgen kosten van ad-hoc ondersteuning

Veel organisaties werken op basis van losse ondersteuning. Dat lijkt flexibel, maar heeft ook nadelen:

Vertraging en bureaucratie

Een kleine aanpassing in de software? Zonder contract moet je eerst een offerte aanvragen en goedkeuring krijgen. Dat kost tijd. Intussen ligt je planning of rapportage stil. Niet handig.

Hoge kosten voor kleine klussen

Ad-hoc support komt vaak met een minimumtarief. Je betaalt al snel een volledig uur voor iets dat in 15 minuten opgelost is.

Lagere prioriteit

Klanten met een contract krijgen voorrang. Heb je geen contract? Dan duurt het langer voordat je geholpen wordt. Dat zorgt voor frustratie en verlies van productiviteit.

Een servicecontract voorkomt dit soort situaties en geeft je organisatie zekerheid.

Hoe werkt een servicecontract bij MANUS?

Een servicecontract is een jaarabonnement met vooraf ingekochte adviesuren tegen gereduceerd tarief.

Je krijgt:

• Vaste uren met korting

Je koopt vooraf een aantal adviesuren in met tot wel 10% korting als bij ad-hoc aanvragen. Dus geen offertes meer voor elke wijziging, gewoon uren inzetten waar nodig.

• Flexibel inzetbare tijd

Deze uren zet je vervolgens in voor een mix van training, ondersteuning of consultancy uren. Zoals het implementeren van koppelingen met overige software, assitentie bij upgrades, het configureren van nieuwe regels, een gebruikerstraining of advies bij verandering: alles komt uit dezelfde bundel.

• Sneller support

Met een contract krijg je voorrang bij onze servicedesk. Problemen worden sneller opgelost, zonder wachtrijen of bureaucratie.

• Een vaste WFM-consultant

Je krijgt een vaste contactpersoon die jouw systeem, processen en organisatie beter leert kennen. Dat werkt sneller en voorkomt miscommunicatie. Deze consultant denkt proactief met je mee en komt met verbetervoorstellen die passen bij jouw sector en doelstellingen.

Extra voordelen van een servicecontract

Voorkomen van escalaties

Met een bekend aanspreekpunt en directe hulp voorkom je dat kleine issues grote verstoringen worden.

Continu verbeteren

WFM-software is geen statisch product. Jouw organisatie verandert en de software ontwikkelt met jullie mee. Regelmatige check-ins met je consultant zorgen voor doorlopende optimalisatie en een goede benutting van nieuwe functies.

Meer flexibiliteit

Groei je? Verander je processen? Krijg je te maken met nieuwe regelgeving? Met een servicecontract pas je je WFM eenvoudig en snel aan. Zo ben je altijd voorbereid.

Lagere kosten, voorspelbaar budget

Ad-hoc ondersteuning lijkt goedkoop, maar is dat niet. Met een contract weet je precies waar je aan toe bent en voorkom je onverwachte facturen. Zeker in sectoren als retail en logistiek is voorspelbaarheid in kosten essentieel.

Gemoedsrust

Een servicecontract betekent: minder gedoe, meer zekerheid. Je weet dat er een expert klaarstaat als het nodig is. Dat geeft rust aan je team én ruimte om je te focussen op je kerntaken.

Conclusie

Een goede WFM-oplossing is de basis. Maar het verschil maak je met de manier waarop je die inzet. Met een servicecontract investeer je in continu verbeteren, snel schakelen en minder zorgen.

Zo maak je van je WFM-oplossing geen kostenpost, maar een strategisch voordeel.

Meer weten over onze Servicecontracten of een demo aanvragen? Neem vandaag nog contact met ons op.