Tijdsevaluatie speelt een cruciale rol bij personeelsbeheer binnen de hospitality- en vrijetijdsindustrie. Wanneer processen sterk afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van personeel, planning en efficiënt gebruik van tijd, is het van belangrijk om de gewerkte uren nauwkeurig te beoordelen en te beheren.

In dit artikel gaan we dieper in op het belang van tijdsevaluatie in deze branche, inclusief de naleving van arbeidsvoorschriften en operationele efficiëntie.

Wat is tijdsevaluatie in WFM-systemen?

In WFM-oplossingen zijn “tijdsevaluatie” en “tijd en aanwezigheid” twee verschillende modules die andere doelen dienen, maar wel nauw verbonden zijn.

Tijd en aanwezigheid richt zich op het bijhouden van de aanwezigheid en het vastleggen en registreren van de feitelijk gewerkte uren van medewerkers. Het omvat meestal functies zoals de integratie van prikklokken, het indienen van urenstaten en afwezigheidsbeheer. Het primaire doel is om de aanwezigheidsgegevens van medewerkers nauwkeurig bij te houden en vast te leggen, inclusief in- en uitkloktijden, pauzes, verlof en andere tijdgerelateerde informatie om aan de hand hiervan het loon te berekenen.

Anderzijds bestaat tijdsevaluatie uit het verwerken en analyseren van geregistreerde tijdsgegevens om verschillende berekeningen uit te voeren en zinvolle inzichten te verkrijgen. Het primaire doel is om de vastgelegde tijdgegevens te interpreteren en bruikbare informatie te genereren voor payrollverwerking, kostenanalyse en arbeidsrapportage.

Een tijdsevaluatie-engine past vooraf gedefinieerde regels en beleidsregels toe die in het systeem zijn geconfigureerd volgens de geregistreerde tijdgegevens. Het valideert, aan de hand van vooraf gedefinieerde parameters en berekent verschillende statistieken, zoals gewerkte uren, overuren, betaald verlof en ploegenverschillen. Het controleert ook op uitzonderingen, waaronder afwijkingen in de tijd- en aanwezigheidsgegevens van een medewerker die buiten vooraf gedefinieerde regels vallen, zoals niet-goedgekeurde afwezigheden, pauzes die te lang of te kort zijn, enzovoort.

De resultaten hiervan bestaan meestal uit een reeks verwerkte en berekende gegevens, waaronder overzichten van de aanwezigheden, analyses van de loonkosten en uitzonderingsrapporten.

Hoewel het instrument voor tijdsevaluatie berekeningen uitvoert en gegevens genereert voor de salarisverwerking, voert het meestal niet de eigenlijke loonberekeningen uit. In plaats daarvan worden de verwerkte gegevens doorgegeven aan de payrollmodule of geïntegreerd met een afzonderlijk payroll systeem, waarbij de definitieve berekeningen, inhoudingen en belastingberekeningen worden uitgevoerd op basis van organisatorisch beleid en wettelijke regels.

Door de gewerkte uren nauwkeurig te evalueren en te beheren, kunnen bedrijven hun ploegendiensten en compensatiebeheer optimaliseren, de prestaties van medewerkers bewaken en weloverwogen beslissingen nemen met betrekking tot de toewijzing van middelen en personeel

Voordelen van tijdsevaluatie in de sport- en recreatiesector

In de vrijetijdsindustrie en hospitalitysector is klanttevredenheid in veel gevallen rechtstreeks gekoppeld aan de prestaties van medewerkers. Dit betekent dat tijdsevaluatie een aanzienlijke impact kan hebben op de bedrijfsresultaten.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van tijdsevaluatie voor deze sectoren: op zichzelf en in combinatie met andere modules van WFM-software.

Het opsporen van verspilling en inefficiëntie

Tijdsevaluatie kan bedrijven helpen gebieden te identificeren waar onnodig tijd wordt verspild of waar processen inefficiënt zijn. Dit kan worden bereikt door de productiviteit bij te houden.

Een concreet voorbeeld hiervan is de schoonmaakafdeling van een hotel, waarbij het hotel de tijd bijhoudt die huishoudelijk personeel nodig heeft om de kamers schoon te maken en voor te bereiden.

Hieruit kan blijken dat personeel het vereiste aantal kamers  niet binnen de toegewezen uren kan schoonmaken. Dit liggen aan het proces (zoals te veel tijd kwijt zijn aan verplaatsingen van de ene naar de andere kamer of te veel uitstapjes naar de opslagruimte: bekende inefficiënties in hospitality).

Een ander mogelijk probleem kan zijn dat sommige medewerkers de vereiste werklast binnen hun dienst wel voltooien, terwijl anderen dat niet doen. Dit kan worden verholpen door aanvullende training of door de manier waarop bepaalde taken worden uitgevoerd te standaardiseren, zodat elke medewerker een consequente en efficiënte aanpak hanteert.

In andere gevallen kunnen hindernissen in de productiviteit van medewerkers worden onderzocht, vooral omdat slechts 20% van de werkuren wordt besteed aan taken met hoge prioriteit. In het Verenigd Koninkrijk besteden medewerkers zelfs meer dan twee uur per dag aan dingen die niet als werk worden beschouwd.

Het beheer van complexe personeelsplanning

De beste gastervaring is afhankelijk van de juiste medewerkers op de juiste plaats hebben op het juiste moment. Deze sectoren hebben echter vaak te maken met specifieke uitdagingen zoals een fluctuerende vraag, verschillende ploegendiensten en evenement gestuurde vraag naar personeel.

Het analyseren van tijd- en aanwezigheidsgegevens biedt inzichten waardoor roosters kunnen worden aangepast volgens complexe vereisten. Hierdoor kunnen managers roosters aanmaken en aanpassen op basis van specifieke vaardigheidsvereisten, beschikbaarheid van personeel en speciale evenementen.

Met WFM-software kunnen bedrijven historische trends analyseren. Dit helpt bij het maken van nauwkeurig prognoses en het rondkrijgen van de personeelsplanning. Zo kan het juiste aantal medewerkers wordt ingezet volgens de verwachte gastenaantallen, rekening houdend met seizoensgebonden variaties en andere factoren.

Inzicht in de data helpt ook bij het bepalen van de optimale personeelsbezetting op verschillende momenten van de dag of week. Hierdoor voorkom je overbezetting tijdens rustige periodes en onderbezetting tijdens piekuren, en maak je efficiënter gebruik van beschikbare middelen met een betere klantenservice tot gevolg.

Efficiënte opleiding en ontwikkeling

Tijdsevaluatiegegevens zijn een belangrijk onderdeel van talentbeheer en bieden inzichten in de productiviteit van medewerkers en andere prestaties. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om trainingsbehoeften te identificeren en om gerichte ontwikkelingsprogramma’s in te voeren.

Door te investeren in de groei van hun medewerkers kunnen bedrijven de kwaliteit van de dienstverlening verhogen, wat resulteert in een positieve impact op de klanttevredenheid en -loyaliteit. Daarnaast speelt opleiding en ontwikkeling een zeer grote rol bij het motiveren van Gen Z-medewerkers. Het is dus belangrijker dan ooit om goed geïnformeerd te zijn over hun behoeften.

Betere relatie tussen gasten en personeel

Door gewerkte uren en roosters beter te beheren, weet je zeker dat de verhouding personeel/gasten in orde is. Dit betekent dat er voldoende medewerkers zijn om gasten persoonlijke en attente service te bieden, wat resulteert in een positieve gastervaring.

Meer voordelen

Hieronder staan enkele extra voordelen die in veel sectoren van toepassing zijn.

Lagere kosten
Geoptimaliseerde toewijzing van middelen leidt meestal tot loonkostenbesparingen (tot 10% met onze WFM-software).

Betere naleving van wetgeving
WFM garandeert de naleving van verschillende arbeidsvoorschriften zoals verplichte pauzes, maximale werktijden en voorschriften voor overuren, waardoor het risico op boetes of arbeidsconflicten wordt verminderd.

Automatisering
De software houdt automatisch rekening met diverse factoren zoals overuren, feestdagen, weekends of andere omstandigheden.

Naleving van Service Level Agreements
Voldoe aan SLA’s door de werkuren van medewerkers nauwkeurig bij te houden en door te zorgen voor volledige personeelsdekking tijdens specifieke uren of contractueel verplichte tijdsvensters. Dit zorgt ervoor dat de serviceverplichtingen worden nagekomen, wat leidt tot tevreden gasten en sterke partnerschappen met klanten.

Integraties
Personeelssoftware kan worden geïntegreerd met systemen zoals payroll en andere SaaS-oplossingen voor HR-beheer. Dit zorgt voor een naadloze datastroom, reduceert handmatige gegevensinvoer, en vermindert het risico op fouten of afwijkingen.

Payroll-efficiëntie
De integratie met payrollsoftware automatiseert de berekening van lonen, overuren en andere payroll-gerelateerde taken. Dit vermindert de administratieve rompslomp en minimaliseert salarisfouten, waardoor medewerkers nauwkeurig en tijdig worden betaald.

Realtime bewaking
De realtime bewaking van tijdgerelateerde gegevens stelt managers in staat om problemen snel aan te pakken en zich sneller aan te passen aan onverwachte veranderingen.

Zelfservice voor medewerkers
Tijdsevaluatiesoftware biedt vaak zelfservicemogelijkheden, waardoor medewerkers hun roosters kunnen inzien, verlof kunnen aanvragen en toegang hebben tot tijdgerelateerde informatie. Dit geeft medewerkers meer mogelijkheden en verlaagt administratieve overhead.

Stijging van inkomsten
Door betere processen en een optimale bezetting kan je gasten een betere service bieden wat weer positieve gevolgen heeft voor de omzet. Bovendien kunnen factoren zoals tijdige uitbetaling en inzichten in professionele ontwikkelingsbehoeften helpen medewerkers te behouden, waardoor verloopkosten worden verlaagd.

Tijdsevaluatie met de beste WFM-software

Een modern WFM-systeem voor sport en recreatiebedrijven biedt alle hierboven genoemde voordelen. De kern van MANUS zit hem in een geavanceerde tijdsevaluatie tool die het volgende voordelen heeft:

• 100% nauwkeurige en tijdige loonstroken conform alle wetgevingen, collectieve arbeidsovereenkomsten of lokale bedrijfsregels.
• Volledige naleving en ondersteuning van multinationals conform ISAE3402 en de AVG.
• Centraal beheer van alle vestigingen in één database, inclusief verschillen in wet- of regelgeving.
• Binnen de regels zijn instellingen aan te passen op basis van het type medewerker, de functie, de locatie, de afdeling of zelfs per medewerker.
• Wijzigen de regels? Dan wordt de oplossing automatisch bijgewerkt naar de nieuwste regelgeving. Hierdoor zijn de berekeningen altijd juist.
• Met de analysator voor herberekening kan je alle stappen nagaan en aantonen hoe de resultaten tot stand zijn gekomen.

Conclusie

Het gebruik van de juiste software voor workforce management met een krachtig ingebouwde tijdsevaluatie module helpt bedrijven hun personeel efficiënt te beheren, de productiviteit te verbeteren en de arbeidskosten te verlagen, waarbij naleving wordt gegarandeerd en de algehele gast-/klantervaring wordt verbeterd.

De software vereenvoudigt en automatiseert administratieve taken, bespaart tijd zodat horeca bedrijven zich kunnen concentreren op het leveren van uitzonderlijke service door tegelijkertijd hun meest waardevolle bron – de medewerkers – efficiënt te beheren.

Door deze voordelen biedt je gasten consequent uitzonderlijke ervaringen, overtref je de verwachtingen van klanten handhaaf je efficiënte payrollprocessen  waardoor je succesvol kunt zijn in een zeer concurrerende markt.

MANUS WFM-software voor sport- en horecabedrijven zorgt ervoor dat medewerkers met de juiste vaardigheden op de juiste plaats worden ingezet, tegen de juiste prijs. Neem vandaag nog contact met ons op voor een gratis demo.