5 Tips voor een succesvolle WFM-Implementatie

5 Tips voor een succesvolle WFM-Implementatie

In ons laatste artikel over verandermanagement krijg je vijf praktische tips om een nieuw WFM- systeem succesvol te implementeren. Zelfs als je al WFM-software gebruikt, zijn er belangrijke zaken die je moet herzien voor een soepele overgang.

 

LEES MEER
5 tips voor een succesvolle WFM-Software Implementatie

In dit laatste artikel in onze serie over verandermanagement, krijg je onze beste tips hoe je succesvol een nieuw WorkForceManagement (WFM) systeem invoert. Zelfs wanneer je al WFM-planning software gebruikt, dan zijn er een aantal belangrijke zaken om te herzien bij het overstappen naar een nieuw systeem, om deze optimaal te laten aansluiten op jouw behoeften.

Overweeg de volgende stappen bij het ontwikkelen van een implementatieplan naast je verandermanagementstrategie.

TIP 1. Evalueer Bestaande WFM-Processen

Voordat je een nieuw WFM-systeem implementeert, is het slim om je huidige processen en behoeften goed in kaart te brengen. Dit gebruik je vervolgens als basis voor een succesvolle uitrol. Overleg met je softwareleverancier of je huidige systeem nog steeds voldoet aan je behoeften en wat er verbeterd kan worden.  

Breng Processen in Kaart

Begin met het beschrijven van huidige en toekomstige processen. Werken deze nog naar behoren? Waar kan je nog winst behalen en wat zijn de pijnpunten voor werknemers? Documenteer elke stap; hoeveel tijd wordt er besteed aan handmatige taken, bereken foutpercentages. Identificeer (nalevings-) risico’s en heb je alles goed gedocumenteerd? Kwantificeer de kosten van deze inefficiënties.

Veel Voorkomende WFM-Pijnpunten:

Op basis van onze 30 jaar ervaring als WFM-specialist, zien wij de volgende issues steeds voorbij komen:

  • Tijd- en Aanwezigheidsregistratie: handmatige urenregistratie is tijdrovend en foutgevoelig; maakt handhaving van regels lastig en resulteert in een moeizame en tijdrovende loonadministratie.
  • Personeelsplanning: door een gebrek aan real-time inzicht leveren last-minute wijzigingen veel gedoe op. Denk aan een mismatch tussen beschikbare medewerkers met of zonder de juiste vaardigheden.
  • Vasleggen van Prestaties: Zonder inzicht in (real-time) productiviteitscijfers kan je onvoldoende op- en afschalen.
  • Prognoses & Planning: Onnauwkeurige voorspellingen van personeelsbehoeften zorgt dat je vooral reactief kunt reageren in plaats van proactief.
  • Medewerkerscommunicatie:  Versnipperde communicatiekanalen; trage reactie op verlofaanvragen; inefficiënte processen voor het ruilen van diensten; beperkte zelfservice voor werknemers, bemoeilijkt de communicatie en ken een negatief effect hebben op de motivatie van je team.

Betrek Stakeholders Erbij

Het is cruciaal om belangrijke belanghebbenden te betrekken, zoals afdelingshoofden, uitvoerders en IT-personeel. Ondersteun teams bij het bespreken van hun dagelijkse uitdagingen en verzamel input via enquêtes, focusgroepen en interviews. Zoals eerder genoemd in onze artikelen, helpt betrokkenheid bij belangrijke beslissingen een breder draagvlak te creëren, wat bijdraagt aan een soepele implementatie. 

TIP 2. Maak Een Uitvoerig WFM-Implementatie Plan

Nu je een duidelijk beeld hebt van de processen en behoeften van alle stakeholders is de volgende stap het maken van een implementatieplan dat al deze elementen bevat.

Stel Duidelijke Doelen

Stel specifieke, meetbare doelen vast. Dit kunnen doelen zijn zoals het verminderen van overwerk, het reduceren van loonkosten, een betere planning, of het verhogen van de tevredenheid van werknemers. Deze doelen gebruik je om het succes van het nieuwe systeem te evalueren.

Creëer een Tijdspad

Een gestructureerd tijdspad houdt het implementatieproces op koers. Breek het project op in beheersbare fasen, bijvoorbeeld door te starten met een pilotprogramma. Een gefaseerde aanpak minimaliseert verstoringen en stelt teams in staat geleidelijk te wennen aan de veranderingen.

Toewijzing van Middelen

Zorg ervoor dat je de juiste middelen toewijst om de invoering in goede banen te leiden. Verdeel rollen en verantwoordelijkheden onder de teamleden en wees duidelijk wie verantwoordelijk is voor de verschillende stappen, dit voorkomt verwarring en houdt het project overzichtelijk .

Kijk ook of je (extra) budget nodig hebt voor externe consultants, opleiding of upgrades van andere gekoppelde systemen.

Onze 5 Succestips voor WFM-Implementaties in een notendop

 

TIP 3. Investeer in Opleiding & Ondersteuning

Training is een cruciale succesfactor bij de implementatie van nieuwe technologie. Een one-size-fits-all benadering werkt niet altijd; rolgerichte trainingsprogramma’s zijn effectiever. Managers hebben bijvoorbeeld andere training nodig dan frontline medewerkers.

Bied continue leeropties aan zoals opfriscursussen en maak duidelijke handleidingen. Creëer daarnaast een netwerk van ‘supergebruikers’ – medewerkers die getraind zijn om anderen te ondersteunen en die als ambassadeurs voor het nieuwe systeem optreden. 

TIP 4. Koester een Omgeving van Open Communicatie & Feedback

Duidelijke communicatie en feedback zijn tijdens het hele implementatieproces essentieel om problemen aan te pakken en de betrokkenheid van gebruikers te vergroten.

  • Moedig een open dialoog aan
    Plan regelmatige bijeenkomsten om de voortgang te bespreken en uitdagingen aan te pakken. Moedig teamleden aan om hun gedachten en vragen te delen

  • Feed-back Mechanismen
    Stel kanalen in voor het verzamelen van gebruikersfeedback, zoals enquêtes of focusgroep sessies. Analyseer deze feedback om waardevolle inzichten te krijgen in gebruikerservaringen en verbeterpunten. 

TIP 5. Voortgang Bewaken & Bijsturen

Na de implementatie is het essentieel om de effectiviteit van je nieuwe WFM-systeem te monitoren en aanpassingen te doen op basis van gebruikersfeedback en prestatiegegevens.

  • Meet KPI’s
    Focus op relevante KPI’s zoals planningsnauwkeurigheid, Medewerkersproductiviteit en Loonkostenbesparing. Het sleutelwoord hier is flexibiliteit, wees bereid om voortdurend aanpassingen te doen en vier de eerste successen.

  • Continue Aanpassen & Verbeteren
    Flexibiliteit is de sleutel tot een succesvolle implementatie. Wees voorbereid op voortdurende aanpassingen en communiceer deze veranderingen duidelijk aan het team. Zoals eerder besproken, kunnen vroege successen medewerkers motiveren om volledig mee te gaan in de nieuwe werkwijze.

Conclusie:

In dit artikel las je over onze vijf WFM-implementatie tips voor een succesvolle overgang naar een nieuw systeem:

  • Evalueer bestaande processen en definieer gebieden die beter kunnen,
  • Maak op basis hiervan een uitgebreid plan,
  • Investeer ook in training en ondersteuning
  • Zorg voor open communicatie en feedback
  • Meet de voortgang met het oog op continue verbetering.

Als het goed is ondersteunt jouw softwareleverancier je bij al deze stappen. Zo staan bij MANUS onze WFM-experts voor je klaar tijdens het hele implementatieproces. Wil je weten hoe wij dat doen en hoe jouw organisatie hiervan profiteert? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of om een demo aan te vragen.

NEEM CONTACT MET ONS OP

 

Wil je weten hoe MANUS je kan ondersteunen bij de implementatie? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of vraag een demo aan.

LAATSTE NIEUWS

Blijf op de hoogte

Ontvang trends, tips, software-updates & andere nieuwtjes rechtstreeks in je inbox