Tijdsevaluatie in WFM-software: Voordelen voor de Industrie

Industrie / 26 Jul 2023

Tijd is geld – vooral in de snelle wereld van de industrie, waar iedere minuut telt, er strakke deadlines zijn en felle concurrentie heerst. Daarom zijn bedrijven in deze branche continue op zoek naar manieren om de productiviteit te verbeteren en activiteiten te stroomlijnen. Een aspect dat hierbij niet over het hoofd kan worden gezien, is de productiviteit van medewerkers.

Gelukkig is workforce management software het instrument om issues te detecteren en de productiviteit te bewaken. Uit diverse bronnen blijkt dat de gemiddelde medewerker slechts 60% van zijn werkdag écht productief is: elke tool die dat cijfer helpt te verhogen, komt dus goed van pas.

Dit artikel belicht een speciale functie van WFM-software; tijdsevaluatie. Met deze tool krijg je niet alleen meer inzicht in de productiviteit, maar ontdek je ook manieren om kosten te besparen en processen te verbeteren.

Wat is tijdsevaluatie precies?

Er is een groot verschil tussen de tijdsevaluatie en de tijd- en aanwezigheidsfunctie. Tijd en aanwezigheid registreert de werkuren, pauzes, verlof en andere factoren van medewerkers die nodig zijn om het correcte loon te berekenen.

De tijdsevaluatie tool verwerkt en analyseert de gegevens die zijn vastgelegd door de tijd- en aanwezigheidsfuncties. Het past speciale regels en beleidsregels toe die in het systeem zijn ingesteld en berekent statistieken zoals lonen, betaald verlof en toeslagen. Het controleert ook op uitzonderingen zoals niet-accordeerde afwezigheid.

Met deze gegevens krijgen bedrijven bruikbare inzichten voor de payrollverwerking en de totale kosten. Dit levert trendinformatie en statistieken op, zoals aanwezigheidsoverzichten, uitzonderingsrapporten en uitsplitsingen van arbeidskosten.

Waarom is tijdsevaluatie interessant voor productiebedrijven?

Speciaal voor de industrie sector wordt er bij tijdevaluatie gekeken naar de relatie tussen prestaties en processen. Wanneer deze gegevens naast elkaar worden gelegd, komen knelpunten aan het licht, zodat ze kunnen worden aangepakt en verspilling wordt voorkomen.

Tijdevaluatie helpt ook bij het verbeteren van levertijden door gegevens over verzendproces te verzamelen. Door inefficiënties op te sporen, kunnen doorlooptijden worden verkort en leveringspercentages verbeterd, waardoor de klanttevredenheid en -binding omhoog zullen gaan.

Het optimaliseren van het productieproces en verbeteren van de productiviteit

Wanneer de inzet van medewerkers niet tot de verwachte resultaten leidt, wordt het tijd om in te grijpen. Tijdsevaluatiegegevens brengen dergelijke verschillen in beeld. Daarmee kunnen managers op zoek gaan naar de oorzaak.

Is de productiviteit in bepaalde regio’s of bij bepaalde teams onverwacht laag? Dan kan dit duiden op een gebrek aan training. Of misschien is er wel een probleem met de managers die toezicht houden op het betreffende team. Op dezelfde manier kunnen medewerkers die de productiviteitsdoelen halen of overtreffen, worden beloond, waardoor hoge prestaties worden gestimuleerd.

Sommige WFM-systemen registreren ook hoeveel tijd wordt besteed aan specifieke taken binnen het productieproces, waardoor knelpunten aan het licht komen. Fabrikanten kunnen vervolgens manieren ontwikkelen om workflows te optimaliseren en onnodige taken te elimineren.

Blijf flexibel bij onvoorziene veranderingen

Onvoorziene veranderingen komen regelmatig voor. Denk hierbij aan spoedorders, storingen of toeleveringsissues. Tijdsevaluatie stelt bedrijven in staat om flexibel te blijven en om efficiënt te reageren op deze plotselinge veranderingen, waardoor de toewijzing van middelen wordt aangepast en het juiste personeel beschikbaar is om deze veranderingen het hoofd te bieden.

Maak efficiënte roosters

Doeltreffend roosteren is cruciaal voor het maximaliseren van het productieproces. Software kan dit automatiseren door rekening te houden met verschillende factoren, zoals productiedoelstellingen, beschikbare middelen en vaardigheden van medewerkers.

Efficiënt produceren in onmogelijk wanneer medewerkers alleen worden getraind op specifieke machines. Er dient dus een intelligent systeem te zijn om taken aan het juiste personeel toe te wijzen voor een optimaal gebruik van middelen en minimale onderbrekingen. Met andere woorden, het roostert de juiste medewerker op het juiste moment in, op de juiste plaats.

Eerlijke roosters voor ploegendiensten
In de productie komen veel ploegendiensten voor. Daarom is het belangrijk de juiste tools te hebben zodat ploegen eerlijk worden toegewezen of geroteerd. WFM-software geeft duidelijk overzicht zodat niemand herhaaldelijk aan het kortste eind trekt.

Slecht ingedeelde ploegendiensten leveren stress, slaapproblemen en gezondheidsproblemen op. Diverse onderzoeken leggen het verband tussen welzijn en productiviteit, waaruit blijkt dat een hoger welzijnsniveau niet alleen leidt tot meer productiviteit, maar ook tot een lager ziekteverzuim.

Zeker voor internationale bedrijven, wordt het dankzij de juiste WFM-software eenvoudig om goede roosters te maken die ook nog eens aan de lokale regels voldoen.

De invloed van robotica op roosters
Het gebruik van industriële robotica in Europa zal naar verwachting tussen nu en 2028 een jaarlijkse groei van 6,49% zien. De inzet van robotica op de productielijn en elders binnen de afdelingen productie en onderhoud brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor het maken van roosters.

In plaats van de handmatige allocatie van middelen, biedt de juiste WFM-software met zijn robuuste tijdsevaluatiemogelijkheden de tools om personeel optimaal in te zetten naast hun robot-tegenhangers. Dit zorgt voor de juiste mix van medewerkers om optimaal te kunnen produceren.

Overige voordelen

Voldoen aan regelgeving
Multinationals hebben vaak te maken met uiteenlopende regels en wetten waaraan zij dienen te voldoen. Tijdsevaluatie helpt compliance risico’s te verminderen door gegevens over werktijden, pauzes en overuren van medewerkers nauwkeurig te verwerken, ongeacht het aantal rechtsgebieden waarin de organisatie actief is.

Loonkosten verlagen
Loonkosten vormen een aanzienlijke kostenpost. Tijdevaluatie biedt uitgebreid inzicht in het gebruik van arbeidskrachten. Het analyseert productiviteitsgegevens, wijst overuren toe en gebruikt ziekteverzuim bij het identificeren van mogelijkheden voor efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen – zonder de productie te belemmeren.

Opleidings- en ontwikkelingsbehoeften identificeren
Tijdevaluatiegegevens spelen een belangrijke rol in talentbeheer. Bij een lagere productiviteit, kunnen trainingsbehoeften worden blootgelegd en kan de organisatie vervolgens gerichte ontwikkelingsprogramma’s invoeren. Door goed presterend talent te identificeren, weten bedrijven bovendien welke personen ze naar voren kunnen schuiven voor interne promoties.

Het bieden van genoeg opleiding- en ontwikkelingsmogelijkheden is belangrijk als je Gen Z-medewerkers aan je wilt binden. Het is daarom een must om op de hoogte te blijven van hun behoeften.

Hoe WFM tijdsevaluatie mogelijk maakt

Zonder de juiste WFM-software profiteer je niet van de voordelen die tijdsevaluatie met zich meebrengt. Hieronder staan verschillende manieren waarop WFM kan helpen.

Gegevensverzameling en -beheer

Nauwkeurige gegevensverzameling vormt de basis van tijdsevaluatie. Handmatige en verouderde tijdregistratie methoden zoals papieren urenregistraties, bevatten vaak fouten. Zelfs als een bedrijf deze gegevens handmatig heeft ingevoerd voor analyse, kunnen de resultaten onjuist zijn.

Een softwareoplossing voor personeelsbeheer verwerkt automatisch alle tijd- en aanwezigheidsgegevens op basis van roosters en in-/uitkloktijden. Het instrument voor tijdsevaluatie kan hier meteen mee aan de slag.

Automatisering

WFM-software stroomlijnt en automatiseert een reeks tijdrovende taken met betrekking tot tijdevaluatie waaronder:

Tijdsregistratie en aanwezigheid
Werknemersplanning en verlofbeheer: medewerkers kunnen digitaal verlof aanvragen, terwijl managers deze verzoeken in een handomdraai kunnen beoordelen en goedkeuren.
Levert automatisch gegevens voor de payrollverwerking, zorgt voor nauwkeurige en tijdige betalingsberekeningen en integreert relevante arbeidswetgeving en collectieve overeenkomsten.

Integraties

Een flexibele workforce management oplossing integreert met verschillende andere systemen om processen nog meer te stroomlijnen, zodat je het meeste haalt uit jouw tijdsevaluatiegegevens.

Tools voor data-analyse
Het koppelen van personeelsgegevens aan een krachtig analyseplatform zorgt voor de meest uitgebreide inzichten. Niet alleen op het gebied van productiviteit, maar ook op het gebied van omzet, opleiding en ontwikkeling, beloning, diversiteit, betrokkenheid en nog veel meer.

ERP-tools
De integratie van WFM- en ERP-tools biedt een naadloze gegevensstroom en synchronisatie tussen de twee systemen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig is en er tijd wordt bespaard en fouten worden voorkomen. Deze integratie biedt een holistisch overzicht van personeelsgerelateerde gegevens en operationele informatie, waardoor betere besluitvorming en toewijzing van middelen mogelijk is.

Door WFM- en ERP-systemen met productieplanningstools te combineren, kunnen bedrijven de personeelscapaciteit in realtime afstemmen op hun productiebehoeften. Deze integratie stroomlijnt ook de payrollprocessen en maakt samenwerking mogelijk tussen meerdere afdelingen, zoals HR, financiën en operations.

Supply Chain Management software
De integratie van WFM-software met Supply Chain Management (SCM)-software zorgt voor een efficiënte coördinatie tussen personeelsplanning en inkoop. Net als bij de bovenstaande voorbeelden kan de software helpen bij het voorspellen van arbeidsbehoeften en bij het toewijzen van middelen op basis van de vraag.

De integratie verbetert ook de samenwerking en communicatie tussen afdelingen die betrokken zijn bij logistiek en inkoop. Teams kunnen hierdoor snel reageren op veranderingen, zoals onverwachte bestellingen, capaciteitsbeperkingen of leveringsproblemen.

De beste WFM-software voor tijdsevaluatie

Dankzij een Enterprise WFM-systeem kunnen (internationale) industriële bedrijven profiteren van de voordelen die we in dit artikel aangestipt hebben. MANUS WFM is speciaal ontwikkeld volgens een geavanceerd instrument voor tijdsevaluatie die het volgende biedt:

Nauwkeurige en tijdige loonstroken gegarandeerd volgens de wettelijke eisen, collectieve arbeidsovereenkomsten of lokale bedrijfsvoorschriften.
Volledige naleving en voor multinationale ondernemingen; gecertificeerd volgens ISAE3402 en AVG.
Een gecentraliseerde registratie van activiteiten binnen één database, conform de wet- en regelgeving in alle delen van uw organisatie.
Flexibel in te stellen op basis van type medewerker, functie, locatie, afdeling.
Continue updates zodat een juiste loon berekening altijd gegarandeerd is.
De herberekeningsanalysator biedt een gedetailleerd spoor, waarin de redenering achter de verkregen resultaten wordt uitgelegd.
Met de selfservice-app voor medewerkers kunnen zij hun roosters inzien en verlof aanvragen. Dit vermindert het aantal vragen dat HR moet afhandelen en maakt het voor medewerkers eenvoudiger om hun verlof te laten goedkeuren, wat natuurlijk het sentiment ten opzichte van het bedrijf verbetert.

Samenvatting

Tijdsevaluatie is een krachtige tool dat productiebedrijven kunnen gebruiken om de productie te verhogen. Het begint allemaal met het bewaken van de productiviteit. Van daaruit kan het management de oorzaken van lage productiviteit onderzoeken en gebieden voor verbetering blootleggen.

Tijdsevaluatie is een integraal onderdeel van de beste WFM-systemen. Afgezien van de productiviteitsvoordelen helpt tijdsevaluatie bij het maken van optimale roosters. Het verzorgt ook nalevings- en verzuimbeheer en verlaagt arbeidskosten. Alles bij elkaar biedt het de ultieme flexibiliteit in personeelsbeheer.

Met de steeds toenemende concurrentiedruk in de productiesector wordt het gebruik van tijdsevaluatiesoftware een strategisch voordeel. Hierdoor kunnen bedrijven gedijen in een snelle en veeleisende sector.

MANUS WFM is de meest ervaren WFM leverancier van Europa. Met flexibele integraties zorgen zij voor gestroomlijnde HR-processen. Neem vandaag nog contact met ons op voor het boeken van een demo.

Waarom in de retail de juiste contractmix een slim idee is.

Retail / 12 Jul 2023

In de retail, gaat het vandaag de dag niet alleen om het leveren van het juiste product tegen de beste prijs. In deze concurrerende sector, draait het vooral om het serviceniveau. En dus is het slim combineren van de juiste medewerker op het beste moment cruciaal om optimale resultaten te halen.

Door vaste, tijdelijke en seizoenscontracten te combineren verbetert de productiviteit en heb je voldoende bezetting om je klanten te bedienen.

In dit artikel laten we zien hoe de juiste contractmix retailers flexibel houdt, zodat de beste medewerker altijd op het juiste moment op de juiste plaats aan het werk is.

De voordelen van contract-diversificatie

Flexibel personeel inroosteren

Met de juiste contractmix kan je zo flexibel mogelijk met je personeelsbezetting omspringen. Retailers hebben met wisselende vraag te maken. Dit kan variëren van het moment van de dag, de week of het seizoen. Door fulltimers, parttimers en seizoensmedewerkers slim te combineren kan een retailer inspringen op deze flexibele vraag naar personeel.

Fulltimers bieden stabiliteit, consistentie en hebben veel kennis in huis, ook nemen zij vaak meer verantwoordelijkheden op zich waardoor ze wel duurder zijn. Parttimers en oproepkrachten bieden juist flexibiliteit en zijn vaak goedkoop inzetbaar tijdens piekperiodes.

Deze combinatie zorgt ervoor dat het juiste aantal medewerkers aanwezig is om klanten te helpen, wachttijden te verkorten, service te garanderen en de omzet te verhogen.

Kostenbeheersing en de juiste inzet van middelen

Dit is voor veel retailers topprioriteit; de kosten in de pas te houden. WFM-software en de juiste contractmix zijn tools waarmee je de loonkosten onder controle houdt.

Fulltimemedewerkers zijn weliswaar duurder, maar hun kennis en ervaring is vaak onmisbaar tijdens topdrukte. Parttimers en oproepkrachten zijn weer ideaal om de continuïteit te waarborgen tijdens de rustige perioden. Ook voorkom je overbezetting en onnodig hoge loonkosten.

Het voordeel van deze extra medewerkers is dat ze ook beschikbaar zijn om in te vallen bij zwangerschapsverlof, ziekte, vakanties, enzovoort.

Uiteindelijk zorgt de juiste voor een optimaal loonbudget zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de service.

Betere service

Met de juiste contractmix beschik je dus over de juiste mensen om jouw klanten de beste service te verlenen.

Fulltimemedewerkers hebben meer productkennis. Dit is vooral belangrijk bij het adviseren van klanten en het opbouwen van relaties. Parttime- en oproepkrachten helpen tijdens piekmomenten of bij het doen van routinetaken. Een combinatie deze medewerkers zorgt ervoor dat je de beste service aan je klanten kunt leveren.

Talentpool voor toekomstige functies

Retailers kunnen in oproepkrachten potentieel talent herkennen voor toekomstige fulltime- of parttimefuncties. Door deze medewerkers vaste functies aan te bieden, bespaar je op wervings- en opleidingskosten, terwijl je ook profiteert van medewerkers die al bekend zijn met de bedrijfsvoering en cultuur van het bedrijf.

Door parttime- en oproepkrachten op te leiden en te begeleide verhoog je eveneens hun motivatie met als resultaat een positieve reputatie.

Voor- en nadelen van parttimemedewerkers

Voordelen

Naast de hierboven besproken voordelen zijn er ook nog andere.

Uitbreiden van vaardigheden
Parttimemedewerkers kunnen extra kennis en vaardigheden toevoegen aan het team, aangezien ze vaak ervaring hebben in verschillende sectoren of beroepen. Het aannemen van deze medewerkers kan ook helpen om niche- of gespecialiseerde vaardigheden aan te boren die mogelijk niet direct beschikbaar zijn binnen het bestaande personeelsbestand. Hierdoor kan er een unieke expertise wordt toegevoegd aan specifieke projecten.

Verschillende opleidingen aanbieden
Vanwege het flexibele karakter van parttimewerker kan het handig zijn om ze meerdere trainingen aan te bieden of ze tussen verschillende afdelingen uit te wisselen tijdens drukke perioden. Fulltimepersoneel heeft veel verantwoordelijkheden en mogelijk niet de tijd om aanvullende opleidingen te volgen. Ook hier kunnen ervaren parttimers in verschillende sectoren zich snel aanpassen aan nieuwe takenpakketten.

Diversiteit
Door parttimefuncties aan te bieden, kunnen bedrijven een breed scala aan medewerkers aantrekken, waaronder studenten, ouders, gepensioneerden en personen die op zoek zijn naar aanvullend inkomen. Dit stimuleert een divers personeelsbestand vol nieuwe perspectieven, wat uiteindelijk de organisatiecultuur verrijkt.

Nadelen

De contractmix kent enkele uitdagingen, maar deze kunnen eenvoudig worden overwonnen. Dit zijn de uitdagingen:

Meer werkdruk voor managers
Door de extra opleiding en begeleiding bij het aannemen van oproepkrachten neemt de werkdruk voor managers toe. Het inwerken van medewerkers kost bovendien extra tijd.

Uitdagingen voor een kloppend rooster
Het beheren van parttimemedewerkers kan uitdagend zijn door de verschillende voorkeuren en hun beschikbaarheid. Dit vereist extra coördinatie en communicatie. Parttimemedewerkers hebben vaak naast hun werk meerdere taken, deze extra belasting kan leiden tot een verhoogd ziekteverzuim of conflicterende roosters.

Uitdagingen voor teambuilding
Omdat parttimemedewerkers minder vaak aanwezig zijn dan fulltimers, is de kans op een goede verstandhouding tussen teams onderling kleiner.

Minder betrokkenheid en motivatie
Parttimemedewerkers zijn mogelijk minder betrokken in vergelijking tot fulltimemedewerkers en zijn eerder geneigd om prioriteit te geven aan andere verplichtingen of betere kansen elders. Bovendien kunnen de verminderde werkzekerheid en minder voordelen in vergelijking met fulltimemedewerkers leiden tot minder motivatie en minder werkplezier.

Complexere processen in personeelsbeheer
Het aannemen van parttimemedewerkers kan leiden tot extra administratieve taken en meer regels en -voorschriften die nageleefd moeten worden, waardoor de processen in het WFM-systeem ingewikkelder worden.

Zo overwint je deze nadelen

Om medewerkers gemotiveerd te houden zou je beloningsprogramma’s kunnen invoeren die de inzet van parttimers erkent en helpt om ze te verbinden met het team en gemotiveerd te houden.

Gebruik ook kleine tastbare beloningen en niet alleen titels als ‘medewerker van de maand’. Als ze niet emotioneel bij het bedrijf betrokken zijn, maken dergelijke titels geen verschil. Echte beloningen helpen mensen met minder motivatie om productiever te zijn.

Bied daarnaast duidelijke carrièremogelijkheden voor parttimers. Hoewel veel parttimers niet op zoek zijn naar een langdurige carrière in de branche waarin ze werken, zullen sommigen van hen dat wel zijn. Dat zijn degenen die je wilt houden.

Een andere manier om tijdelijk voldoende invallers te krijgen en maximale motivatie te garanderen, is het aannemen van stagiairs. Zij kunnen praktische hulp bieden bij dagelijkse taken, nieuwe vaardigheden leren en op verschillende afdelingen worden ingezet. Ze komen werken om te leren en zich te ontwikkelen: daardoor zijn ze mogelijk meer gemotiveerd dan parttimepersoneel en kunnen ze later doorgroeien naar fulltimefuncties.

Wat teambuilding betreft, kan je onderling contacten tussen fulltime- en parttimepersoneel bevorderen door iets leuks te doen met het team.

Tot slot kan WFM-software mogelijke uitdagingen bij het roosteren wegnemen. Deze tools verbeteren de coördinatie van de wisselende roosters en zijn een duidelijk communicatiekanaal voor de medewerkers op de werkvloer.

Hoe WFM-software helpt met de juiste contractmix voor jouw organisatie

WFM-software speelt een belangrijke rol bij het vinden van de optimale contractmix en helpt retailers hun roosters, loonkosten en nog veel meer te managen. Het is de sleutel tot het inzetten van de juiste mensen op de juiste plaats op het juiste moment… tegen de juiste prijs.

Personeelssoftware helpt op de volgende manieren:

De software biedt realtime inzichten in de beschikbaarheid van medewerkers, waardoor het makkelijker wordt een evenwichtige mix te krijgen tussen fulltimers, parttimers en oproepkrachten.
Het automatiseert roosterplanningen op basis van vraag en de beschikbaarheid van medewerkers.
Het maakt nauwkeurige vraagprognoses mogelijk, zodat managers het juiste aantal medewerkers kunnen inzetten.
Oplossingen voor personeelsbeheer kunnen worden geïntegreerd met analysesoftware. Hierdoor kunnen managers trends in het personeelsbestand beter analyseren en datagedreven beslissingen nemen.
De software stroomlijnt de communicatie tussen managers en medewerkers, zorgt voor meer duidelijkheid en vermindert conflicten in de roosters.
De software zorgt aan de hand van geautomatiseerde waarschuwingen en meldingen voor het tijdige beheer van roosterwijzigingen.
De beste WFM-software automatiseert ook de naleving van CAO’s en wetgeving.

Bovendien vermindert de selfserviceapp de administratieve rompslomp die komt kijken bij het maken van roosters. Medewerkers kunnen hun eigen gegevens beheren, verlofaanvragen indienen, aankomende roosters inzien en hun beschikbaarheid up-to-date houden.

Conclusie

Wanneer je als retailer service hoog in het vaandel hebt staan, dan is het belangrijk om de juiste medewerker op het juiste moment op de juiste plaats te hebben. Werken met de juiste mix maakt dit een stuk eenvoudiger.

Het combineren van fulltimers, parttimers en oproepkrachten helpt retailers om zich aan te passen aan wisselende en toch een goede klantenservice te bieden. Het vermindert ook het risico op burn-out voor fulltimepersoneel en biedt een pool van talenten voor fulltimevacatures.

Hoewel het roosteren van een gevarieerde pool van medewerkers complex is, neemt een goed WFM-pakket veel obstakels uit handen. Met tijd- en aanwezigheidstools, eenvoudige verlofregistratie en meer, stroomlijnt het HR-processen en worden de loonkosten verlaagd.

Wil je weten of MANUS WFM ook voor jouw bedrijf de juiste tool is? Neem vandaag nog contact met ons op.