Zo stimuleer je de adoptie van  WFM-software in jouw organisatie

Workforce Management software is een cruciaal instrument voor elke organisatie, maar wanneer medewerkers er niet mee aan de slag gaan, haal je er nooit alles uit wat erin zit. Er zijn verschillende redenen waarom medewerkers zich tegen verandering verzetten, waaronder een gebrek aan stimulans en angst voor nieuwe technologie die mogelijk hun baan bedreigt.

Om deze obstakels weg te nemen bij de invoering van nieuwe software of processen, is het handig om een plan te hebben om medewerkers aan te sporen mee te doen. Dit artikel geeft enkele tips hoe je dat bereikt, zodat je ook de vruchten gaat plukken van WFM-software.

Welke obstakels kunnen medewerkers ervaren?

Weerstand tegen verandering

Medewerkers kunnen weerstand bieden tegen verandering, vooral als ze zich goed voelen bij de huidige manier van werken. Bovendien kunnen ze zich overweldigd voelen door nieuwe systemen of processen. Er is de afgelopen jaren immers al veel veranderd als gevolg van de pandemie. De gedachte aan meer verstoring kan ertoe leiden dat sommige mensen zich verzetten.

Angst voor vervanging

Een andere oorzaak kan de angst zijn dat AI het werk zal automatiseren. Hoewel er bepaalde banen zijn die de komende jaren waarschijnlijk weg zullen vallen, zal de meerderheid van jouw medewerkers hier geen hinder van ondervinden. Hun rollen kunnen veranderen, maar ze zullen niet overbodig worden.

Wij weten dit wel, maar medewerkers misschien niet. Het kan daarom de moeite waard zijn om dit te bespreken tijdens trainingssessies die worden gehouden zodat het systeem in gebruik wordt genomen.

Uit een Voice of the Workplace in Europe-rapport van Deloitte blijkt zelfs dat 65% van de respondenten vindt dat de flexibiliteit om van takenpakket of werkomgeving te veranderen, belangrijk of zeer belangrijk is voor hun werk. Dit kan dus een motiverende factor zijn om nieuwe software te omarmen.

Vrees voor onverschilligheid voor hun behoeften

Een ander probleem is dat veel medewerkers het gevoel hebben dat er niet naar hun behoeften wordt geluisterd wanneer er nieuwe technologie wordt geïnstalleerd.

Uit een internationaal onderzoek van PwC onder deelnemers in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland bleek dat 90% van de hooggeplaatste executives zei dat hun bedrijf in dit scenario aandacht besteedde aan de behoeften van medewerkers, terwijl slechts 53% van het personeel het daarmee eens was.

Betrek medewerkers bij het proces, verzamel hun ideeën en feedback en houd rekening met hun behoeften bij het nemen van beslissingen over verandering.

Gebrek aan vertrouwen

Als medewerkers hun managers of de organisatie niet vertrouwen, kunnen ze aarzelen bij het aannemen van een nieuw systeem. Ze kunnen het gevoel hebben dat het nieuwe systeem wordt uitgerold ten voordele van het management, in plaats van voor de medewerkers.

Communicatiebarrières

Als er een taal- of cultuurbarrière bestaat tussen medewerkers en het management, kan het lastig zijn om de voordelen van het nieuwe systeem efficiënt te communiceren. Dit resulteert mogelijk in een gebrek aan begrip en een verhoogde weerstand.

Cultuur binnen de organisatie

Sommige organisaties hebben een cultuur die weerstand biedt tegen verandering of innovatie. Hierdoor kan het een uitdaging zijn om een nieuw systeem te implementeren dat wordt gezien als een schending van de status-quo.

Hoe vergroot je de adoptie voor WFM-software?

Voer een verkennende enquête uit

Laat een enquête uitvoeren voordat je een nieuw systeem uitzoekt. Zo kunnen medewerkers hun visie delen. Dit biedt inzichten in de weerstand tegen verandering onder het personeel. Van daaruit kan je de juiste methoden toepassen om de situatie te verbeteren.

Benoem de voordelen van de WFM-software

Een leidinggevende of manager kijkt er vaak naar uit om nieuwe systemen te implementeren omdat zij zich bewust zijn van de voordelen, maar het is onwaarschijnlijk dat de meeste medewerkers dat enthousiasme delen. Het is dus belangrijk om de voordelen van een nieuw systeem aan medewerkers over te brengen.

Hierbij hebben we het niet over de voordelen voor het bedrijf. Het is niet waarschijnlijk dat medewerkers op de werkvloer geïnteresseerd zijn in het financiële succes van het bedrijf – ze willen vooral weten dat hun baan veilig is. Het is daarom zeer belangrijk om te communiceren hoe de software hen ten goede zal komen.

Hoe zal de software hun werk gemakkelijker maken? Dankzij de software kunnen ze bijvoorbeeld makkelijker vakantie-uren aanvragen en laten goedkeuren. Daarnaast zullen salaris en compensaties efficiënter worden afgehandeld, zodat ze hun loon elke maand op tijd zullen ontvangen. Functies voor het inroosteren van medewerkers zorgen voor beter georganiseerde roosters. Denk vanuit hun perspectief om veel voordelen te vinden om te bespreken.

Neem twijfels weg

Het bovenstaande principe kan ook worden gebruikt om de aspecten van een nieuw systeem voor personeelsbeheer opnieuw in te kaderen, terwijl medewerkers dat misschien niet zo leuk vinden. Ze kunnen bijvoorbeeld boos zijn omdat ze voortaan vingerafdrukscans moeten gebruiken om in te klokken (als dat nog geen deel uitmaakte van eerdere aanwezigheidsregistratie). Hoewel veel medewerkers tijdfraude plegen, kunnen eerlijke medewerkers een hekel hebben aan het gevoel van wantrouwen dat gepaard gaat met dergelijke tracking.

Om dit soort problemen te overwinnen, benader het op een positieve manier. Benadruk bijvoorbeeld dat het nieuwe systeem hun uren nauwkeurig zal bijhouden zodat ze elke maand op tijd zullen worden betaald, zonder vertragingen als gevolg van geschillen.

Een andere stap is het identificeren van medewerkers die bijzonder sceptisch zijn. Dit kan een negatieve impact hebben op degenen die anders prima bereid zouden zijn om nieuwe systemen en processen te gebruiken. Voer één-op-één gesprekken met deze personen en bespreek hierbij hun zorgen, stel hen gerust en herinner hen er nogmaals aan hoeveel baat zij erbij hebben.

Bespreek de voordelen voor het management

Als ook het management moet worden overtuigd, kan je aantonen hoe WFM de activiteiten bij andere organisaties heeft verbeterd. Gebruik bewijzen die de impact van WFM aantonen. Denk hierbij aan gegevens over prestatiebeheer, efficiëntie, kostenbesparingen en andere belangrijke prestatie-indicatoren.

Laat medewerkers van tevoren weten dat je een nieuw systeem onderzoekt en vraag naar hun mening. Leg uit hoe het systeem de bedrijfsdoelstellingen en de doelstellingen van eigen afdelingen ondersteunt. Benadruk de manier waarop het hun werkdag efficiënter zal maken.

Betrek medewerkers bij het proces

Een andere manier om acceptatie aan te moedigen, is om medewerkers bij het proces te betrekken. Dit kan je bereiken door feedback en input te vragen voor nieuwe systemen en processen. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat hun mening wordt gewaardeerd en dat ze inspraak hebben in de richting die het bedrijf kiest, is de kans groter dat ze zich meer betrokken voelen bij de resultaten. De algehele betrokkenheid van medewerkers zal hierdoor waarschijnlijk ook verbeteren.

Verwijder alternatieven

Als medewerkers geen andere keuze hebben dan de nieuwe WFM-oplossing te gebruiken, dan moeten ze wel. Als je net bent overgestapt van papieren verlofverzoeken of roosters, kan je medewerkers informeren dat deze formulieren niet langer worden aanvaard. Ze zullen dan snel bereid zijn om digitalisering te accepteren als dit de enige manier is om verlof te krijgen of om uitbetaald te krijgen.

Wijs een voorvechter of een speciaal team aan

Wijs een persoon of team aan die/dat verantwoordelijk is voor het coachen van ander personeel, waardoor het gemakkelijker wordt om het systeem te gaan gebruiken. Grote organisaties kunnen besluiten om voor elke afdeling een specifiek team aan te stellen; deze personen kunnen ook de taak krijgen om de voordelen uit te lichten, zoals hierboven besproken.

Naast het aanmoedigen van andere medewerkers om het systeem te gebruiken, kunnen deze vroege gebruikers een nuttige bron van feedback zijn tijdens de overgangsfase.

Stuur regelmatige herinneringen naar inactieve accounts

Als het nieuwe systeem vereist dat gebruikers accounts instellen of activeren en deze doen dit niet, stuur dan zo vaak als nodig herinneringen toe om ervoor te zorgen dat ze actie ondernemen. Uiteindelijk zullen ze deze meldingen beu worden en doen wat er wordt gevraagd.

Hiermee bedoelen we niet dat je medewerkers gaat spammen met talloze e-mails per dag, maar ergens tussen één per dag en één per week is voldoende om ze aan te moedigen.

Een andere manier om medewerkers te stimuleren, is met een wedstrijd waarbij het team of de afdeling met de meeste activeringen binnen een bepaalde periode een prijs wint.

Zorg voor een geleidelijke overgang

Dit zal niet altijd een optie zijn, zeker niet bij het uitrollen van nieuwe software. Als je echter telkens kleine aanpassingen doorvoert in WFM-processen, kunnen uw medewerkers zich stap voor stap aanpassen en raken ze geleidelijk aan vertrouwd met de nieuwe processen voordat ze doorgaan naar de volgende verandering.

Bied opleiding en ondersteuning

Geef, bij de implementatie van nieuwe software een gedegen training en ondersteuning aan medewerkers. Dit kunnen hands-on trainingsessies, online tutorials of Q&A-sessies zijn voor alle medewerkers die niet vertrouwd zijn met bepaalde functies van het WFM-systeem. Het kan ook door bepaalde medewerkers continue helpdeskondersteuning aan te bieden voor het geval ze vragen hebben en hulp zoeken.

Zorg er bij het onboarden van nieuwe medewerkers voor dat de nieuwe systemen en/of processen deel uitmaken van hun opleiding. Laat nieuwe medewerkers alleen trainen door gemotiveerde medewerkers en leer ze de nieuwe software kennen in plaats van de oude processen die je achter je wilt laten.

Houd het eenvoudig

Zorg ervoor dat elke training gemakkelijk te volgen is en niet veel technisch jargon bevat. Medewerkers hoeven geen gebruikershandleidingen te raadplegen om de werking van een systeem te begrijpen. Als dat wel zo is, kan dit een teken zijn dat je niet de juiste WFM-software gebruikt. is MANUS WFM is gebruiksvriendelijk, met een gebruikersinterface en een strak en intuïtief ontwerp.

Evalueer en verbeter waar nodig

Tot slot is het cruciaal om het personeelsbeheerplan voortdurend te evalueren en te verbeteren. Verzamel feedback van alle belanghebbenden, analyseer gegevens, identificeer verbeterpunten en verfijn processen en systemen dienovereenkomstig. Hierdoor blijft het personeelsbeheerplan relevant, efficiënt en duurzaam.

In het kort

Door een plan te gebruiken om adoptie aan te moedigen, is de kans groter dat nieuwe WFM-systemen of -processen worden geaccepteerd. Hoewel sommige medewerkers misschien terughoudend zijn om deze verandering te omarmen, zijn er veel manieren om het voor hen gemakkelijker te maken. Communiceer bijvoorbeeld over de manier waarop de software hun werk gemakkelijker maakt en benoem personen om de nieuwe software aan te prijzen. Je kunt ook de alternatieven simpelweg verwijderen, waardoor medewerkers geen andere keuze hebben dan de nieuwe systemen te gebruiken.

Bied daarnaast een grondige opleiding aan in verschillende formaten (want niet iedereen leert op dezelfde manier) en zorg ervoor dat er iemand beschikbaar is om doorlopend ondersteuning te bieden.

Een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat WFM wordt gebruikt, is door een gebruiksvriendelijk systeem te selecteren. MANUS biedt moderne oplossingen voor personeelsbeheer in heel Europa en daarbuiten en helpt grote multinationals hun personeels- en payrollprocessen te optimaliseren.

Onze systemen zijn cloudbased voor een eenvoudige implementatie en integratie met andere systemen: nog een manier waarop WFM de dagelijkse taken van medewerkers kan vereenvoudigen.

Neem vandaag nog contact met ons op om een demo aan te vragen en met eigen ogen te zien hoe wij jouw WFM-processen kunnen transformeren.