Hoe WFM-software 7-10% op loonkosten kan besparen

Loonkosten zijn een van de grootste kostenposten voor een bedrijf. Als ze niet goed worden beheerd, kunnen ze snel uit de hand lopen.

Een van de meest efficiënte manieren om kosten te besparen, is door Workforce Management software in te zetten. Hiermee automatiseer complexe processen, bespaar je tijd en kosten. Ervaring van onze klanten leert dat besparingen tot 10% mogelijk zijn (afhankelijk van de branche).

In dit artikel laten we je zien hoe je met een WFM-systeem kunt besparen op arbeidskosten door middel van prognoses, geoptimaliseerde roosters, productiviteitsverbeteringen en meer.

Hoe de beste WFM-software loonkosten kan verlagen

Optimale personeelsplanning

Bij het inroosteren van medewerkers dien je met veel variabelen rekening te houden, waaronder beschikbaarheid, vaardigheden en compliance.

MANUS WFM zit vol met handige tools die helpen beslissen welke medewerker waar en wanneer moet werken.

Een aantal variabelen waarmee WFM- software rekening houdt zijn CAO’s, regelgeving,  persoonlijke voorkeuren en  competenties van medewerkers. Op basis hiervan wordt een rooster gemaakt dat overuren beperkt, onderbezetting vermijdt en rekening houdt met invallers. Hierdoor ontstaat er een betere balans tussen personeelsbezetting en werkdruk.

Bij een onvoorspelbare vraag naar personeel is het belangrijk flexibel en efficiënt te kunnen reageren op veranderingen het rooster hierop aan te passen. Bij mooi weer zal een tuincentrum bijvoorbeeld meer bezoekers verwachten, het is noodzakelijk om dan voldoende geschoold personeel op de werkvloer te hebben om klanten te helpen.

WFM-software biedt de tools om hier consequent op in te springen.

Verminder overuren

Wanneer bedrijven met personeelstekorten kampen, moeten de huidige medewerkers overwerken. Wanneer de kosten voor overwerk hoger zijn dan het standaardloon, wordt dit natuurlijk problematisch.

Bovendien wordt de productiviteit van medewerkers lager wanneer ze overwerkt zijn, waardoor die extra uren leiden tot een lagere output en een hoger ziekteverzuim. Als de werklast echter goed verdeeld is, is dit geen probleem meer.

WFM-software met een krachtige engine neemt deze problemen weg en kan helpen bij het inroosteren van complexe diensten. Bovendien kunnen medewerkers met onze selfserviceapp eenvoudig diensten ruilen of verlof indienen. Dit voorkomt dure lastminutevervangingen.

Een andere manier waarop de software de roosters kan optimaliseren, is door prognoses te maken.

Nauwkeurige prognoses

Een van de belangrijkste kenmerken van WFM-software is de mogelijkheid om de vraag nauwkeurig te voorspellen. Dit gebeurt op basis van historische data en variabelen zoals seizoensinvloeden, omzetgegevens en andere relevante factoren die inzicht bieden in personeelsbehoeften.

Met deze informatie kunnen bedrijven het juiste aantal medewerkers inzetten en zo overbezetting tijdens rustigere periodes voorkomen.

Het maken van prognoses brengt een aantal extra voordelen met zich mee, met name voor de medewerkers. Meer stabiliteit rond het inroosteren helpt de stress van medewerkers te verlagen en hun werk-privébalans te verbeteren. Een onvoorspelbaar rooster kan hun persoonlijke en gezinsleven (vooral voor ouders) overhoop halen en financiële problemen veroorzaken.

Uit een onderzoek naar variabele roosters bleek dat 37% van de deelnemers (Amerikaanse retail- en foodservicemedewerkers) wisselende roosters had, waarbij hun inkomen wekelijks met ongeveer 30% fluctueerde.

Het schrappen van diensten bleek ook vaak voor te komen. Van de medewerkers met geschrapte diensten meldde maar liefst 65% psychische problemen te hebben. Bovendien meldde 25% van de deelnemers met veel wisselende diensten dat zij slaapproblemen hadden.

Hoewel arbeidswetgeving in Nederland bescherming biedt tegen last-minuteannuleringen, is het duidelijk dat wisselende en onvoorspelbare werktijden aanzienlijke problemen bij medewerkers veroorzaken.

Bovenstaande cijfers zijn niet bepaald veelbelovend voor een bedrijf dat zijn medewerkers graag wil behouden, maar het behoud van medewerkers is juist van cruciaal belang om GenZ te motiveren en de kosten van personeelsverloop te verlagen. Gelukkig vereenvoudigt WFM-software het maken van roosters.

Verbeterd verzuim- en verlofbeheer

Het beheren van verlof en afwezigheid kan een complexe en tijdrovende taak zijn. WFM-software vereenvoudigt dit proces door middel van automatisering, waardoor medewerkers zelf verlof kunnen indienen, managers deze kunnen beoordelen en goedkeuren, en roosters dienovereenkomstig kunnen worden bijgewerkt.

Het automatiseren van dit proces leidt tot minder fouten en minder administratieve rompslomp, en zorgt voor een optimale bezetting zonder te veel te moeten vertrouwen op dure tijdelijke vervangingen.

Realtime bewaking

WFM-software biedt realtime controlemogelijkheden, waardoor managers de aanwezigheid, punctualiteit en naleving van roosters kunnen volgen. Dit helpt potentiële bezettingsproblemen snel te identificeren en aan te pakken, waardoor de kosten in verband met verzuim worden geminimaliseerd en productiviteitsverlies kan worden verminderd. Het creëert ook een cultuur van verantwoordelijkheid.

Analyses en rapportage

Het invoeren van personeelsdata op een analyseplatform zorgt voor waardevolle inzichten in personeelstrends, prestatiestatistieken en kostenanalyses. Bedrijven kunnen data gedreven beslissingen nemen met het oog op verbeterstrategieën om de arbeidskosten verder te verlagen.

Enkele voorbeelden van de patronen die deze gegevens kunnen onthullen, zijn overmatig overwerk, gebieden met een lage productiviteit of onderbenutte arbeidskrachten.

MANUS WFM wordt geleverd met een API voor integratie met alle belangrijke rapportage- en Business Intelligence-tools die momenteel op de markt zijn.

Minimaliseer loonkosten met WFM

Dit zijn tips waarmee je het beste uit WFM-software haalt.

Investeer in de juiste WFM-software

Kies een robuuste, uitgebreide oplossing die aan je eisen voldoet en minstens bovengenoemde functies heeft. De software moet nauwkeurige prognoses, personeelsplanning, afwezigheidsbeheer, realtime bewaking en Employee Self Service-functies bieden.

Controleer of het ook een krachtige compliance-engine heeft en met andere systemen koppelt zoals payrollsoftware, analyseplatforms, kloksystemen en meer.

Zorg dat medewerkers goed worden opgeleid

Zorg voor een uitgebreide WFM-training zodat medewerkers alle ins en outs van het systeem kennen. Dit helpt ook om een consistente en nauwkeurige gegevensinvoer te bevorderen en fouten te verminderen.

Evalueer en update processen regelmatig

Blijf processen evalueren en verfijnen. Identificeer gebieden voor verbetering, zoals het automatiseren van handmatige taken, het elimineren van overbodige processen en het optimaliseren van workflows om de efficiëntie te verbeteren.

Welke kosten kan een WFM-tool nog meer verlagen?

Hier volgen nog een paar gebieden waar WFM-software de kosten kan verlagen.

Verloop

Zoals gezegd, kan onvoorspelbare inroostering aanzienlijk veel negatieve invloed hebben op het moreel. De verwachtingen van medewerkers nemen steeds verder toe wat betreft de balans tussen werk en privé en hun welzijn. Als ze andere opties hebben, zullen ze waarschijnlijk niet blijven: vooral niet als wisselende roosters problemen veroorzaken zoals we eerder hebben besproken.

Volgens SHRM kost het vervangen van een medewerker een derde van hun jaarsalaris, waarbij verschillende andere bronnen, waaronder Gallup, nog veel hogere kosten noemen.

Een enquête door McKinsey gaf aan dat meer dan 30% van de beroepsbevolking in negen Europese landen overweegt te stoppen met zijn of haar werk, wat inhoudt dat de kosten aanzienlijk oplopen. (Het verloop van service- en salesmedewerkers in Europa is bijzonder hoog).

Payrollbeheer

Nauwkeurige tijd- en aanwezigheidsregistratie zorgt voor een nauwkeurige en tijdige uitbetaling van salaris, wat ook van cruciaal belang is wanneer je medewerkers tevreden wilt houden. Het betekent ook minder payrollfouten, waarbij de kosten die gepaard gaan met het corrigeren hiervan ook worden verlaagd.

Overige administratieve kosten

De beheerkosten kunnen op een groot aantal gebieden worden verlaagd. WFM-software met een krachtige compliance-engine automatiseert een groot deel van het werk dat nodig is om naleving te garanderen, waardoor de bijbehorende kosten worden verlaagd. Het gebruik van krachtige software die veel processen automatiseert, vermindert ook het aantal benodigde HR-medewerkers.

Bovendien kunnen handmatige en papieren tijd- en aanwezigheidssystemen veel fouten bevatten, waarbij managers veel tijd kwijt zijn aan het oplossen van problemen.

 Conclusie

De optimalisatie van loonkosten speelt een belangrijke rol als je naar winst streeft. WFM-software kan een krachtige tool zijn bij het verlagen van arbeidskosten door de behoeften nauwkeurig te voorspellen, medewerkers optimaal in te roosteren, verlof te beheren, tijddiefstal te verminderen en nog veel meer. De software kan ook de duizelingwekkend hoge kosten verlagen die worden veroorzaakt door een hoog personeelsverloop.

MANUS levert WFM-software van wereldklasse voor grote multinationals in heel Europa en daarbuiten. Neem vandaag nog contact met ons op.