Elke logistieke organisatie kent het: drukte tijdens piekperiodes zoals Black Friday, de feestdagen of zomerperiode. De vraag schiet omhoog en distributiecentra moeten in korte tijd flink opschalen.
Wie zich hier niet goed op voorbereidt, riskeert overbelaste medewerkers, stijgende loonkosten en lagere servicekwaliteit. Maar organisaties die vooruit plannen met schaalbare strategieën en slimme technologie, draaien soepel door, met meer rendement als resultaat.
In dit artikel lees je hoe workforce management-software in combinatie met slimme strategische aanpassingen, jouw distributiecentrum helpt om seizoenspieken om te zetten in kansen.
De uitdagingen van piekdrukte in de logistiek
Tijdens drukke periodes moeten distributiecentra hun operatie snel opschalen om aan klantverwachtingen te voldoen. Dat betekent: tijdelijk veel extra personeel inzetten, een logistieke puzzel op zich.
De krappe arbeidsmarkt maakt het niet gemakkelijker. Volgens het EURES-rapport 2024 zijn de vacaturecijfers in transport en logistiek sinds 2014 fors gestegen. Vooral in Nederland, Duitsland, Oostenrijk en Tsjechië is de druk hoog. Zonder de juiste aanpak ontstaan snel problemen zoals;
Overbelaste teams
Vaste medewerkers maken te veel overuren en raken uitgeput. Dat leidt tot meer fouten, verzuim, veiligheidsrisico’s en lagere betrokkenheid. Bijna 50% van de werknemers in transport maakt zich zorgen over hun werkbelasting en veiligheid, veel meer dan in andere sectoren.
Stijgende loonkosten
Overuren en dure tijdelijke krachten zorgen dat loonkosten tijdens piekperiodes snel oplopen. Daarmee verdwijnt het financiële voordeel dat deze piek juist zou moeten opleveren.
Minder operationele efficiëntie
Een slechte afstemming tussen werkvolume en personeelsinzet veroorzaakt opstoppingen, vertragingen en dubbele kosten Overbezetting op de verkeerde plakken is net zo schadelijk: trucks wachten, medewerkers staan stil of voorraden zijn niet op tijd binnen.
Lagere servicekwaliteit
Te weinig mensen betekent fouten, vertragingen en ontevreden klanten. Dat schaadt direct de reputatie van je merk.
Risico op overtreding van wet- en regelgeving
Bij drukte ligt overschrijding van werktijden of rusttijden op de loer. Zonder goed toezicht kan dat leiden tot overtreding van arbeidswetgeving en cao’s.
Kortom: seizoenspieken versterken elk zwak punt in je personeelsplanning. Gelukkig zijn deze pieken goed voorspelbaar, want ze keren elk jaar terug. Met de juiste voorbereiding kun je ze benutten als motor voor verbetering.
Hoe WFM-software helpt bij piekperiodes
Een krachtige WFM-oplossing zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek staan, tegen de juiste kosten.
Voor multinationals betekent dit vaak: overzicht en controle over meerdere locaties en duizenden medewerkers tegelijk.
Efficiënte, schaalbare planning
Moderne WFM-software automatiseert het plannen van diensten op basis van beschikbaarheid, vaardigheden en cao-regels. Verlof, afwezigheid en tijdregistratie worden centraal gestroomlijnd.
Een ingebouwde time evaluation engine registreert nauwkeurig aanwezigheidsdata, past automatisch loonregels toe en genereert foutloze payrollbestanden. Zo bespaar je veel handwerk.
Door koppelingen met externe HR-systemen wordt ook de onboarding van uitzend- of tijdelijk personeel eenvoudiger. Zodra de tijdregistratie is afgerond, ontvangen uitzendbureaus foutloze loonbestanden.
Dynamische personeelsplanning
Realtime inzicht maakt bijsturen eenvoudig. Koppelingen met
analysetools en warehouse- of ordermanagementsystemen zorgen dat de planning altijd aansluit op de werkelijke vraag.
Self service voor medewerkers
Met een Medewerker Self-Service (ESS)-app kunnen medewerkers via hun smartphone hun rooster bekijken, beschikbaarheid aangeven of diensten ruilen, waardoor gaten in de planning snel gevuld worden – zelfs op korte termijn.
Sterker door integratie met Workload Planner
Al meer dan 15 jaar integreert MANUS WFM naadloos met de Workload Planner: een gespecialiseerd hulpmiddel voor activiteit gestuurde budgettering en scenario-simulaties. De tool is gebaseerd op een database van ruim 40 jaar praktijkdata.
Eén geïntegreerd systeem
Dankzij de koppeling pas je locatiegegevens direct aan en zie je meteen wat de impact is op personeelsbehoefte en loonkosten.
Direct inzicht in werklast
Managers krijgen gedetailleerd inzicht in de werklast en bezettingsbehoefte per locatie – uitgesplitst per week, dag, uur of kwartier.
Scenario’s simuleren voor betere beslissingen
Met Workload Planner kun je toekomstige vraagpieken simuleren en de personeelsbehoefte en kosten vooraf berekenen. Zo blijf je voorbereid, ook bij onverwachte pieken.
Naar de ideale teamsamenstelling
Door prestaties en kosten te analyseren ontdek je waar verbetering mogelijk is. Misschien blijkt een iets groter, vast team, wel goedkoper te zijn dan telkens tijdelijke krachten in te huren? Of lossen extra parttimers weekendpieken beter op.
Praktische tips voor een sterke piekplanning
Combineer contractvormen
Gebruik een mix van vaste medewerkers, parttimers en oproepkrachten. Zo kun je flexibel opschalen zonder structureel te veel personeel aan te houden.
Leid medewerkers breder op
Leid bestaande medewerkers op voor meerdere taken. Zo kunnen we bijspringen tijdens drukte, bijvoorbeeld klantenservicepersoneel dat helpt met orderpicking. Dat houdt het werk afwisselend en de inzet flexibel.
Slimme ploegindeling
Standaard achturige diensten zijn niet altijd efficiënt. Overweeg gespreide of kortere shifts om de inzet beter af te stemmen op het werkvolume. Zoals een extra halve middagdienst voor kerst bestellingen of een nachtdienst voor online bestellingen.
Een goed rooster verdeelt werknemers over zwaardere en lichtere taken, zodat de productiviteit behouden blijft en uitval wordt voorkomen. Ook helpt het om ervaren krachten op complexe orders te zetten, terwijl tijdelijke medewerkers standaardwerk uitvoeren.
Tijdig samenwerken met uitzendpartners
Succesvolle distributiecentra plannen hun piekbezetting maanden van tevoren. Zo kunnen ze tijdig de juiste mensen vinden en inwerken.
Voor kerstperiodes betekent dit: in de zomer beginnen. Gebruik waar mogelijk, ervaren tijdelijke krachten van eerdere jaren, dat scheelt inwerktijd.
Wie snel extra personeel nodig heeft, kan gebruikmaken van een platform als Temper. Met Temper krijg je toegang tot duizenden ervaren freelancers in heel Europa. Dat verkort de tijd tot productiviteit en houdt de kwaliteit hoog, ook bij snel opschalen.
Conclusie
Seizoenspieken zijn onvermijdelijk, maar met de juiste voorbereiding maak je er een succes van. Door vraagpatronen tijdig te voorspellen, personeelsbehoefte slim in te plannen en tijdelijk personeel efficiënt in te zetten, blijf je wendbaar en kostenbewust.
Klaar voor de volgende piek?
Drukte komt elk jaar weer terug, maar de manier waarop je ermee omgaat maakt het verschil. Met MANUS WFM plan je niet alleen efficiënter, je creëert rust, overzicht en grip op elke piekperiode. Wil je weten hoe jouw organisatie beter voorbereid kan zijn op seizoenspieken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en vraag direct een demo aan. Of meld je aan voor ons webinar op 27 november aanstaande. Hier lees je er meer over: https://www.manus.plus/webinar/
