Veel distributiecentra werken met uiteenlopende goederenstromen, strikte regels en hoge operationele eisen. Naast voorraadbeheer is er de even complexe uitdaging van personeelsbeheer; medewerkers die werken in verschillende zones, aan uiteenlopende projecten en onder diverse contractvormen.
Om die complexiteit te managen, gebruiken bedrijven zowel Warehouse Management Systemen (WMS) als Workforce Management-oplossingen (WFM). Echte winst ontstaat pas wanneer die twee systemen samenwerken.
In dit artikel lees je hoe WMS en WFM-integratie knelpunten oplost én zorgt voor meer nauwkeurigheid, veiligheid en compliance.
WFM-uitdagingen in distributiecentra
Veel dc’s werken voor meerdere klanten met elk hun eigen eisen.
- Medische apparatuur vraagt om steriele ruimtes met speciaal opgeleid personeel.
- Diepvriesproducten vereisen beperkte werktijden en extra toeslagen.
- Waardevolle goederen mogen alleen worden verwerkt door geautoriseerd personeel.
Sommige klanten eisen bovendien gedetailleerde urenregistraties bij de facturatie, uitgesplitst per project, locatie of taak. En omdat de klantvraag sterk schommelt, moet ook de personeelsplanning flexibel zijn.
Een WMS is onmisbaar voor het volgen van goederen en het bewaken van opslag- en toegangsvoorwaarden. Maar het regelt niet wie waar mag werken, hoe lang iemand daar mag staan of hoe dat werk wordt beloond.
Het registreert ook geen aanwezigheid of afwezigheid.
Daarvoor is Workforce Management-software essentieel: het beheert personeelsinzet, naleving van wetgeving en klantafspraken.
De integratie van WMS en WFM zorgt vervolgens voor volledig inzicht, veilige processen en tevreden klanten.
De voordelen van integratie tussen WMS en WFM
Een tweerichtingsverkeer van data
Een integratie tussen beide systemen creëert een naadloze datastroom die beide kanten op werkt.
Van WMS naar WFM
Het WMS stuurt informatie over goederen, opslagcondities en klantprojecten door naar het WFM-systeem. Planners weten daardoor precies wie waar mag werken, hoe lang, en onder welke voorwaarden.
Van WFM naar WMS
Het WFM-systeem stuurt vervolgens aanwezigheidsgegevens en gewerkte uren terug. Zo ontstaat een volledig beeld van inzet, toeslagen en prestaties per medewerker, project en klant.
Veiligheid en compliance dankzij management-by-exception
Geavanceerde WFM-software zoals MANUS WFM werkt met het management-by-exception-principe.
Managers hoeven niet langer elk detail te controleren, maar krijgen automatisch een melding als iets afwijkt van de regels.
Voorbeelden van waarschuwingen bij een geïntegreerde WMS-WFM-omgeving:
- Een medewerker overschrijdt de maximale werktijd in een koelcel.
- Een certificaat of vergunning verloopt binnenkort.
- Een niet-geautoriseerde medewerker wordt ingepland in een beveiligd gebied.
Door deze automatische signaleringen kunnen managers zich richten op oplossingen, in plaats van op controle.
Nauwkeurige klantfacturatie
Een correcte factuur vraagt om inzicht in zowel goederenstromen als loonkosten.
Integratie zorgt dat:
- Loonkosten direct worden gekoppeld aan projecten, klanten of orders.
- Toeslagen, overuren en speciale bonussen automatisch worden meegenomen.
- Facturen transparant en controleerbaar zijn, wat discussies voorkomt en vertrouwen versterkt.
Voorbeeld:
Een medewerker werkt drie uur in de vriesruimte.
Het WFM-systeem registreert die uren, past de juiste toeslag toe en stuurt de data naar het WMS.
Het WMS voegt vervolgens de werkelijke loonkosten toe aan de klantfactuur.
Daarnaast toont het WFM aan dat alleen bevoegde medewerkers aan het project hebben gewerkt, bewijs van naleving én kwaliteit richting de klant.
Koppeling met HR- en payrollsystemen
De integratie stopt niet bij WMS en WFM.
Door ook HR- en payrollsoftware te koppelen ontstaat een volledig ecosysteem.
Medewerkerdata; functies, contracten, certificaten worden automatisch uitgewisseld, wat zorgt voor nauwkeurige roosters en correcte beloning.
De handmatige afstemming tussen payroll en warehouse-activiteiten verdwijnt.
WFM-software met een tijdevaluatiecalculator, berekent automatisch overuren en toeslagen volgens het CAO en genereert een compleet payrollbestand voor alle medewerkers.
Strategische voordelen van integratie
Naast operationele efficiëntie levert integratie ook strategische waarde op:
- Sneller inspelen op veranderingen: personeel kan flexibel worden ingezet bij verschuivende klantvraag, zonder de regels te overtreden.
- Transparantie en vertrouwen: klanten ontvangen gedetailleerde, betrouwbare facturen op basis van personeels- en voorraaddata.
- Kostenoptimalisatie: doordat personeels- en goederenstromen zijn gekoppeld, krijgen managers inzicht in de échte projectkosten.
- Tevreden medewerkers: correcte beloning, bewaakte veiligheidsregels en transparante processen zorgen voor rust en motivatie.
- Betere inzichten: geïntegreerde rapportages tonen productiviteit, kosten per project en trends; de basis voor datagedreven beslissingen.
Activiteit tracking als volgende stap
Tijdregistratie is meer dan in- en uitklokken.
Door kloksystemen te koppelen aan WMS en WFM kunnen medewerkers hun werk registreren per zone, taak of klant. Met één scan (barcode of QR-code) wordt precies vastgelegd waar en wat iemand heeft gedaan.
Zo ontstaat realtime inzicht in activiteiten, prestaties en veiligheid.
Succesvolle integratie: waar je op moet letten
Een sterke integratie begint met een goed plan. Belangrijke aandachtspunten:
- Data mapping: bepaal welke gegevens in welke richting stromen en hoe vaak.
- Samenwerking: betrek HR, operations, finance, IT en compliance vroegtijdig om silo’s te voorkomen.
- Technische compatibiliteit: controleer of beide systemen over geschikte API’s beschikken en dezelfde data-indeling gebruiken.
- Schaalbaarheid: zorg dat de oplossing meegroeit met nieuwe magazijnen, gebruikers en technologieën.
- Change management: train leidinggevenden en teams in de nieuwe processen en rapportages.
Een gefaseerde aanpak werkt vaak het best, begin met één dc of klantproject en schaal daarna op.
Het inschakelen van een ervaren WFM-consultant helpt om de integratie optimaal te benutten.
Conclusie
Een WMS zorgt dat goederen juist worden opgeslagen, verwerkt en gefactureerd. Een WFM zorgt dat medewerkers juist worden ingepland en betaald.
Wanneer deze systemen los van elkaar draaien, ontstaan gaten: fouten in facturen, risico’s voor veiligheid en problemen met naleving.
Integratie sluit die gaten.
Met een naadloze koppeling tussen WMS en WFM ontstaat één helder ecosysteem waarin mensen, processen en data perfect samenwerken.
Het resultaat: lagere kosten, hogere efficiëntie en een veiligere, productievere werkomgeving.
Wil je weten hoe MANUS WFM jouw distributiecentrum efficiënter en compliant maakt?
Neem contact met ons op of vraag direct een demo aan.
