Management-by-Exception in WFM: Zo krijg je Meer Grip en Minder Rompslomp

Te veel tijd kwijt aan administratie? Je bent niet de enige. Jaarlijks gaat er wereldwijd ruim 4,28 biljoen €  verloren aan administratieve taken. HR- en Operationele managers in ploegendienstomgevingen – van winkels tot distributiecentra en fabrieken – worden dagelijks overspoeld met roosters, kloktijden, controles van het budget vs realisatie en uitzonderingen goedkeuren. Alles om de operatie draaiende te houden – maar tegen een hoge prijs.

Bedrijven zetten hiervoor software of tools in. Maar onderzoek uit 2024 laat zien dat technologie alléén het probleem niet oplost. Medewerkers zijn wekelijks 12,6 uur kwijt aan taken die weinig of geen waarde toevoegen. En dat is dit jaar zelfs gestegen. Tijd dus voor een andere aanpak

In dit artikel lees je hoe de management-by-exception-aanpak in WFM-software zorgt voor minder administratie, betere compliance, meer controle en meer tijd voor wat echt telt:  focus op de business, zorg voor medewerkers en strategie.

De Dagelijkse Realiteit voor Managers

Complexe Personeelsplanning

Wanneer je honderden medewerkers in verschillende functies, contractvormen en locaties plant, wordt personeelsplanning al snel onoverzichtelijk en complex. Denk aan wisselende piekmomenten, last-minute wijzigingen of plotselinge afwezigheid. Zonder goed systeem grijpen planners naar Excel of hun onderbuikgevoel – met alle risico’s van dien.

Tijd Registratie Overload

Elke dienst levert gegevens op: kloktijden, pauzes, overwerk. Al deze data moet worden gecontroleerd en gecorrigeerd. Zeker in ploegendiensten is dat een tijdrovende en foutgevoelige klus.

Juridische Risico’s

CAO’s en regels verschillen per land, sector en contracttype. Eén foutje, bijvoorbeeld te veel uren of te weinig pauze rekenen, kan leiden tot boetes of onvrede bij medewerkers. Zeker bij grote organisaties is handmatig controleren ondoenlijk.

Administratieve Uitputting

Uren corrigeren; verlof aanvragen goedkeuren; standaard vragen beantwoorden, het kost HR en leidinggevenden elke week tientallen uren. Tijd die beter besteed kan worden aan de business, klant, strategische vraagstukken, teamontwikkeling of werkplezier.

Kortom: je wilt méér bereiken met minder moeite. Maar hoe? Daar komt een management-by-exception aanpak om de hoek kijken.

Wat Is Management-by-Exception in Workforce Management Precies?

Management-by-exception is een manier van werken waarbij je je alleen focust op afwijkingen. De standaardzaken, bijvoorbeeld verlofaanvragen, correcte klokregistraties, verlopen automatisch. Alleen de uitzonderingen worden gemeld, zodat jij je tijd besteedt aan wat echt aandacht nodig heeft.

Binnen WFM betekent dit dat:

• Routinezaken automatisch worden geregistreerd
• Afwijkingen van de norm worden gesignaleerd
• Alleen bij uitzonderingen de manager hoeft in te grijpen

Zo houd je grip, zonder dat je elk detail hoeft te controleren.

Zo werkt Management by Exception bij MANUS:

Automatische Monitoring

De workforce management software is ingericht naar de juiste wet- en regelgeving en de interne regels van jouw organisatie. Alles wordt automatisch vastgelegd en bewaakt; kloktijden, rusttijden, normuren, toeslagen, budgetten, etc. Wat binnen de bandbreedte valt, hoeft niemand te controleren.

Signalen bij Afwijkingen

Komt iemand te laat, wordt er te veel gewerkt, klopt de dienst niet met het contract of wijk je af van het gestelde budget? Dan signaleert het systeem automatisch de afwijking en licht het de manager in.

Gerichte Acties Nemen

De manager krijgt alleen meldingen van wat echt aandacht vraagt. Geen onnodige administratie, wél tijdig kunnen bijsturen. Zo voorkom je fouten én overbelasting van je team.

Waarom het Werkt? Het WFM-Huis

Om management -by-exception goed voor je te laten werken, heb je eerst een goede basis (fundering) nodig.

Bij MANUS werken we met het WFM-Huis. Net als bij het bouwen van een huis begin je met de fundering, gebruik je cement om van losse stenen stevige muren te maken, en zorg je ervoor dat alle lagen logisch op elkaar aansluiten.  Zo bouw je aan een solide bouwwerk waar je jaren veilig en met plezier kunt wonen.

Laten we het WFM-Huis eens wat nader bekijken.

1. De Fundering: Nauwkeurige Tijdregistratie

Het begint bij betrouwbare data. Drie pijlers zijn hierbij cruciaal:

• Juist: Worden de uren, volgens de juiste regels geregistreerd?
• Volledig: Is alle relevante informatie aanwezig?
• Tijdig: Wordt alles tijdig ingevoerd en goedgekeurd?

MANUS WFM is ingericht met diverse controles zodat deze data zo betrouwbaar mogelijk is. Processen en procedures dienen op elke afdeling, dienst en locatie helder te zijn en opgevolgd worden.

Alleen met consistente data van hoge kwaliteit is manage-by-exception mogelijk. Als je fundament solide is, kun je erop vertrouwen dat alles wat het systeem als uitzondering markeert ook echt jouw tijd waard is.

Dus hoe zorg je voor deze consistentie? Dit brengt ons bij de volgende laag van het WFM-huis: controleerbare en afdwingbare processen.

2. De Eerste Verdieping: Beheersbare en Afdwingbare Processen

Na deze solide fundering gaat het er in dit volgende niveau van het WFM -huis om dat je processen op orde zijn en dus:

• Beheersbaar: zodat managers erop kunnen sturen en aanpassen.
• Afdwingbaar: zodat regels en standaarden consequent worden toegepast.

Zo voorkom je dat “schijnafwijkingen” onnodige meldingen opleveren en je jouw tijd kan richten op de echte uitschieters.

3. De Tweede Verdieping: Realisatie en Balans

Deze laag draait om:

• Realisatie: Worden de geplande uren ook daadwerkelijk gemaakt?
• Balans: Is er evenwicht tussen kosten, inzet en productiviteit?

Hier bewijst de management-by-exception aanpak zijn echte waarde. Je ziet in één oogopslag waar afwijkingen zitten, en met deze inzichten kan je de productiviteit gericht verbeteren.

4. Het Dak: Planning, Forecasting en Budgettering

Aan de top van het WFM-huis staan de strategische doelen: planning, forecasting en budgettering. Het streven naar vooraf sturen in plaats van achteraf corrigeren. Verbetering op deze gebieden is afhankelijk van de vraag of alles daaronder op orde is. Hoe kun je immers de personeelsvraag voorspellen en loonkosten optimaliseren zonder nauwkeurige historische data?

MANUS WFM ondersteunt dit met krachtige checks en rapportages op elk niveau van het WFM-Huis.

De Voordelen op een Rij

Er zijn nog een paar andere voordelen van WFM-Software met een Management-by-exception aanpak, zoals;

Sneller Reageren op Afwijkingen

Omdat alleen afwijkingen worden gesignaleerd, kun je direct handelen. Denk aan een vergeten uitklok of overschrijding van werktijd. Zo voorkom je fouten op de loonstrook.

Minder Fouten, Betere Compliance

Automatisering zorgt ervoor dat processen consequent en correct verlopen. Dat verkleint de kans op fouten en helpt je om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Meer Ruimte Voor Andere Waardevolle Taken

Managers hoeven zich niet langer te verliezen in administratie. Ze hebben tijd voor de klant, coaching, planning, analyse en andere strategische taken. Dat verhoogt betrokkenheid, medewerkerstevredenheid én kwaliteit.

Conclusie

Management-by-exception maakt je workforce management niet alleen efficiënter, maar ook slimmer. Je voorkomt dat managers verdrinken in de details en biedt ze de ruimte om impact te maken.

Dankzij de heldere structuur van het MANUS WFM-huis, kun je gefaseerd optimaliseren. Zo leg je de basis voor duurzame groei.

Wil je weten hoe dit voor jouw organisatie kan werken? Vraag een demo aan.