Compliance en CAO-Wetgeving: Hoe je met WFM Up-to-Date Blijft

Wetgeving rond arbeid is complex en verandert voortdurend. Organisaties moeten hun personeelsplanning afstemmen op talloze wetten en cao’s, en voortdurend alert blijven op updates.

Zonder automatisering is compliance tijdrovend, foutgevoelig en lastig vol te houden. Overtredingen kunnen ongemerkt ontstaan en leiden snel tot oplopende boetes.

In dit artikel bespreken we de belangrijkste uitdagingen rondom arbeidsrechtelijke naleving in Nederland en hoe workforce management-software helpt om structureel compliant te blijven.

Navigeren voor Nederlandse Arbeidswetgeving en CAO’s

Collectieve Arbeidsovereenkomsten

In Nederland, waren er in januari 2025 maar liefst 666 geregistreerde collectieve arbeidsovereenkomsten, samen goed voor 6.1 miljoen werknemers. Daaronder vallen 175 bedrijfstak Cao’s (26%, van toepassing op 5.7 miljoen medewerkers) en 491 bedrijfs-cao’s (74%, voor circa 450,000 medewerkers).

De grootste concentratie cao’s vind je bij industrie en nutsbedrijven (42%), gevolgd door transport en opslag(14%). Qua aantal werknemers zijn de grootste groepen actief in gezondheidszorg (21%), retail (16%), en industrie en nutsbedrijven (13%).

Cao’s worden continu bijgewerkt. Organisaties moeten daarom steeds scherp blijven op nieuwe afspraken en wijzigingen.

Typen CAO bepalingen

Naast de basisafspraken over loon, bevatten cao’s een breed scala aan aanvullende bepalingen. Ze regelen onder andere scholing en ontwikkeling, vervroegde uittreding (RVU) en maatregelen om werkdruk te beperken. Ook hybride werken, ouderschapsverlof, calamiteitenverlof en stagevoorwaarden maken steeds vaker onderdeel uit van de afspraken. Verder zijn er specifieke bepalingen voor groepen zoals militair reservisten en statushouders, die via leerwerkplekken of gerichte wervingsprogramma’s worden ondersteund bij hun instroom op de arbeidsmarkt.

Sinds de pandemie hebben veel werkgevers afspraken over thuiswerken en hybride werken formeel vastgelegd in hun cao’s. Bovendien zien we dat regelingen rondom rouwverlof steeds vaker worden opgenomen.

De arbeidstijdenwet

De Nederlandse Arbeidstijdenwet stelt duidelijke grenzen aan hoeveel en wanneer mensen mogen werken. Zo mag een medewerker maximaal twaalf uur per dag en zestig uur per week werken. Over een langere periode moet dit gemiddelde uitkomen op 48 uur per week. Daarnaast heeft iedere medewerker recht op minimaal elf uur onafgebroken rust tussen twee werkdagen en minstens 36 uur aaneengesloten rust per week.

Deze regels gelden voor alle medewerkers, dus ook voor uitzendkrachten, tijdelijk personeel en buitenlandse werknemers. Werkgevers moeten de gewerkte uren bovendien nauwkeurig registreren. Een fout in de planning is daardoor niet alleen een operationeel probleem, maar ook een juridisch risico.

Uitzonderingen

In bepaalde situaties mag tijdelijk worden afgeweken van de grenzen in de Arbeidstijdenwet, bijvoorbeeld bij incidenten waarbij extra toezicht nodig is. Voor specifieke beroepsgroepen gelden aanvullende regels, zoals Europese rij- en rusttijden voor chauffeurs.
Ook voor zwangere medewerkers, jongeren en jonge volwassenen gelden extra beschermingsregels.

De Risico’s van overtredingen en handhaving

Door de hoeveelheid regels en afspraken kunnen overtredingen gemakkelijk onopgemerkt blijven. Ook wanneer een overtreding niet bewust plaatsvindt, blijft de organisatie volledig aansprakelijk.

Een organisatie kan per dag een boete van €200 ontvangen voor iedere overtreding van de Arbeidstijdenwet, waarbij het exacte bedrag wordt aangepast afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Een onvolledige of onjuiste urenregistratie kans zelfs tot boetes van wel €10.000 leiden.

Wanneer meerdere medewerkers worden geraakt door dezelfde fout, lopen de totale kosten snel op tot tienduizenden of zelfs honderdduizenden euro’s. Bij structurele of herhaalde overtredingen kan de Inspectie SZW strengere maatregelen opleggen, zoals een bevel tot stillegging van werkzaamheden. In extreme gevallen kan zelfs juridische vervolging volgen.

Waarom Compliance zo lastig is

Minimumloonaanpassingen vinden doorgaans twee keer per jaar plaats.
In 2025 werd de handhaving op schijnzelfstandigheid verder aangescherpt.  De fiscale beoordeling van zzp’ers staat onder grotere druk, met mogelijke naheffingen tot gevolg.

Aankomende wijzigingen

De arbeidswetgeving blijft in beweging en de komende jaren staan er opnieuw belangrijke wijzigingen op de planning.

In 2026 treedt een nieuwe cao voor uitzend- en tijdelijke krachten in werking. Deze schrijft voor dat hun totale arbeidsvoorwaardenpakket gelijkwaardig moet zijn aan dat van vaste medewerkers. Daarnaast bouwen uitzendkrachten vanaf hun eerste werkdag pensioen op. Ook binnen de non-food retailsector wordt gewerkt aan een nieuwe cao, waarin naar verwachting afspraken worden gemaakt over onderwerpen zoals stagevergoedingen, beloning van parttimers en aanvullend zwangerschapsverlof. Verder staat vast dat in 2027 een wettelijk verbod op nul-urencontracten wordt ingevoerd.

Organisaties moeten deze wijzigingen tijdig kunnen vertalen naar beleid, roosters, contracten en tijdregistratie. Betrouwbare technologie, die nieuwe regels direct verwerkt, is daarbij onmisbaar.

Hoe MANUS WFM compliance automatisch borgt

MANUS WFM fungeert als een krachtig vangnet dat regels direct in dagelijkse processen verankert. De software beschikt over een geavanceerde compliance engine die automatisch controleert of planningen en gewerkte uren voldoen aan wet- en cao-regels.

Tijdens de implementatie configureren we alle relevante bepalingen die voor jouw organisatie van toepassing zijn. Vanaf dat moment bewaakt
het systeem deze regels continue.

MANUS WFM neemt routinematige controles uit handen en werkt volgens een helder management-by-exception-principe.

In plaats van dat managers elk rooster handmatig moeten nalopen, grijpt de software alleen in wanneer er iets afwijkt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een medewerker door een geplande dienst boven het maximale aantal toegestane uren per dag uitkomt, wanneer iemand niet genoeg pauze heeft gehad tussen twee diensten, wanneer een functie of zone specifieke kwalificaties vereist die ontbreken, of wanneer een certificaat bijna verloopt.

Omdat alleen afwijkingen worden gemeld, hoeven managers niet langer zelf op zoek naar mogelijke fouten. Het systeem wijst exact aan waar actie nodig is en verkleint daarmee de kans op misstappen aanzienlijk.

Tijdregistratie en juiste verwerking

MANUS WFM ondersteunt een nauwkeurige registratie van werktijden volgens de Arbeidstijdenwet. Medewerkers registreren hun uren eenvoudig (via apps of prikklokken); waarna het systeem deze gegevens direct verwerkt. Op basis van deze gegevens past MANUS WFM automatisch de juiste loon- en toeslagregels toe en worden payrollberekeningen foutloos uitgevoerd. Dit zorgt voor een betrouwbare administratie en verkleint het risico op overtredingen of discussies over uren.

Bewijs bij controles

Het systeem bouwt continu een volledig audit-trail op. Elke roosterwijziging, clock-in of clock-out, goedkeuring en afwijking wordt automatisch vastgelegd. Bij controles kun je precies aantonen welke uren zijn gewerkt, welke waarschuwingen het systeem heeft gegenereerd en welke acties vervolgens zijn genomen. Zo wordt naleving aantoonbaar, transparant juridisch stevig onderbouwd.

Conclusie

De combinatie van honderden cao’s, een strikte Arbeidstijdenwet en voortdurend regelgeving, maakt compliance complex.
Handmatige processen vergroten de kans op fouten en één overtreding kan duizenden euro’s kosten.

MANUS WFM biedt de structuur en automatisering die nodig zijn om betrouwbaar en efficiënt volgens de regels te werken. De software embedt wet- en cao-regels direct in dagelijkse processen, signaleert afwijkingen automatisch en vermindert administratieve druk aanzienlijk.

Bovendien verbetert de software het roosteren, verlofbeheer, forecasting en andere WFM-processen met potentiële kostenbesparingen tot 10%.

👉 Meer weten of een demo aanvragen?
Neem contact met ons op en ontdek hoe MANUS WFM jouw organisatie compliant, efficiënt en toekomstbestendig maakt.