Competentiegericht plannen: de sleutel tot veilig en efficiënt logistiek werk

In de logistiek, leidt plannen op basis van beschikbaarheid vaak tot inefficiënties. Een rooster kan op papier volledig bezet zijn , maar in de praktijk precies de vaardigheden missen die nodig zijn om veilig, compliant en productief te werken.

Een effectievere aanpak kijkt niet alleen naar wie beschikbaar is, maar vooral naar wat het werk vraagt. Welke taken moeten worden uitgevoerd? Welke vaardigheden, certificeringen en bevoegdheden horen daarbij? En wie kan dit aantoonbaar goed doen?

In dit artikel lees je waarom competentiegericht plannen zo belangrijk is in logistieke omgevingen, en hoe workforce management-software helpt om deze aanpak structureel en werkbaar door te voeren.

Wat houdt competentiegericht plannen in?

Bij competentiegericht plannen verschuift de focus van “roosters vullen” naar “werk doelgericht toewijzen op basis van vaardigheden.” In plaats van medewerkers in te plannen omdat ze beschikbaar zijn, kijken planners naar de kennis, vaardigheden, certificeringen en ervaring die nodig zijn om het werk veilig en correct uit te voeren.

De centrale vraag verandert daarmee van; “Hoeveel mensen hebben we nodig op dinsdagochtend?” naar, “Welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, welke competenties horen daarbij, en wie is hier daadwerkelijk voor gekwalificeerd?”

Deze manier van plannen zorgt voor een veel betere aansluiting tussen de operationele vraag en de inzet van mensen. In de praktijk begint competentiegericht plannen steeds vaker bij het werk zelf; de locatie, zone, machine of klantactiviteit. Pas daarna volgt de vraag welke medewerkers daar het beste bij passen.

Om dit mogelijk te maken moeten organisaties duidelijk vastleggen welke competenties horen bij iedere rol of activiteit. Denk aan certificeringen voor heftruckchauffeurs, veiligheidsinstructies, productkennis of ervaring met specifieke systemen. Zodra dit competentieraamwerk staat, kunnen planners structureel betere en betrouwbaardere roosters maken.

Waarom distributiecentra competentiegericht moeten plannen?

In logistiek en distributie bepaalt de samenstelling van een team of een dienst direct of processen veilig, efficiënt en volgens de regels verlopen. DC’s werken met een breed scala aan specialistische rollen, zoals heftruckchauffeurs, reachtruckoperators en medewerkers die met gevaarlijke stoffen werken. Deze functies vereisen om specifieke training, ervaring en bevoegdheden.

Roosters die vooral zijn gebaseerd op beschikbaarheid houden onvoldoende rekening met deze verschillen. Dat vergroot de kans op fouten en risico’s in de operatie.

De risico’s van een mismatch in competenties

Veiligheidsrisico’s

Transport en distributie, behoort in de EU tot de sectoren met de meeste dodelijke arbeidsongevallen, direct na de bouw.  In 2023 werd 27.1% van deze ongevallen veroorzaakt door  controleverlies over machines of transportmiddelen. Heftruckincidenten komen in heel Europa voor, in Polen leidden circa 90 ongelukken tot 10 dodelijke slachtoffers. In de VS vielen in datzelfde jaar 67 doden door heftruckongevallen.

Wanneer medewerkers taken uitvoeren waarvoor ze niet of onvoldoende zijn opgeleid of gecertificeerd, neemt de kans op incidenten aanzienlijk toe. Ook het onjuist omgaan met gevaarlijke goederen vormt een groot risico. Daarnaast kan ondeskundige inzet leiden tot schade aan goederen of zelfs stilstand van het proces.

Compliance risico’s

Veel vaardigheden en licenties zijn wettelijk verplicht of vastgelegd in klantcontracten. Wanneer medewerkers worden ingezet die niet aan deze eisen voldoen, kan dat leiden tot boetes, contractbreuk of juridische claims.

Competentiegericht plannen verkleint dit risico aanzienlijk, omdat alleen medewerkers die voldoen aan de geldende eisen, worden ingepland voor kritieke taken.

Prestatie- en productiviteitsrisico’s

Gebrek aan ervaring met specifieke machines, producten of processen, leidt tot langere doorlooptijden, meer fouten en verstoringen in de operatie. Deze inefficiënties werken door in levertijden en servicelevels.

Hoewel cross-training waardevol is, is een drukke dienst niet het juiste moment om nieuwe vaardigheden al doende te leren.

Complexe klanteisen managen

Distributiecentra werken vaak voor meerdere klanten met uiteenlopende eisen. In één locatie verwerk je mogelijk steriele medische producten met strikte protocollen gelden, diepvriesgoederen waarvoor de blootstellingstijd van medewerkers beperkt moet blijven en hoogwaardige goederen die alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.

Met competentiegericht plannen wijs je altijd de juiste medewerker toe aan de juiste klantactiviteit. Wanneer dit wordt ondersteund door workforce management software ontstaat tegelijkertijd een transparant en traceerbaar proces waarmee je kunt aantonen dat aan alle eisen is voldaan.

Andere voordelen van competentiegericht plannen

Betere kwaliteitscontrole

Wanneer werkzaamheden structureel worden uitgevoerd door medewerkers met de juiste kennis en ervaring daalt het aantal fouten. Dat vertaalt zich direct in hogere kwaliteit en betere dienstverlening richting klanten.

Tevreden en betrokken medewerkers

Onderzoek van de OESO laat zien dat het effectief benutten van vaardigheden sterk samenhangt met werktevredenheid. Medewerkers voelen zich serieuzer genomen wanneer hun kennis en kwaliteiten zichtbaar zijn en doelgericht worden ingezet.

Daarnaast voorkomt competentiegericht plannen veelvoorkomende frustraties, zoals het uitvoeren van werk waarvoor iemand niet is opgeleid of juist werk dat ver onder het eigen niveau ligt. Op de lange termijn stimuleert dit ook professionele ontwikkeling, omdat medewerkers eerder investeren in aanvullende training.

Een wendbare organisatie

De logistiek kenmerkt zich door fluctuerende vraag terwijl personeelstekorten bedrijven ertoe dwingen om slim om te gaan met beschikbare kennis.

Wanneer planner volledig inzicht hebben in wie welke taken kan uitvoeren, kunnen zij medewerkers snel herverdelen zonder extra risico’s. Het helpt ook vaardighedentekorten tijdig te signaleren, bijvoorbeeld wanneer slechts één medewerker over een cruciale  certificering beschikt.

Hoe MANUS WFM competentiegericht plannen faciliteert

MANUS WFM is ontworpen om planners hierbij te ondersteunen, zonder extra complexiteit toe te voegen aan hun dagelijkse werk Dat doet het systeem op de volgende manieren:

Competenties registreren en beheren

MANUS WFM houdt gedetailleerde informatie bij over de competenties, certificeren en vaardigheden van elke medewerker. Zo weet je altijd wie welke taken veilig en correct kan uitvoeren.

Plannen op verschillende niveaus

Naast het plannen op basis van vaardigheden  kan je medewerkers ook toewijzen op basis van kostenplaats, team-, klant- of projectniveau. Het systeem filtert automatisch op medewerkers die aan alle voorwaarden voldoen en doet alleen haalbare planningsvoorstellen.

Integratie met WMS

MANUS kan worden gekoppeld met Warehouse Management Systemen en andere pakketten om realtime gegevens mee uit te wisselen. Een WMS kan dan bijvoorbeeld orderprognoses of specifieke handlingseisen doorgeven, zodat planners weten welke competenties op welk moment nodig zijn.

Management by exception

Net als bij andere processen maakt MANUS WFM ook hier gebruik van haar manage-by-exception aanpak. Zo verschijnt er een melding wanneer iemand zonder geldige certificaat wordt ingepland, of als een certificaat dreigt te verlopen. In dit geval blokkeert de planning. Dit bespaart HR en Planning veel administratief werk.

Conclusie

Wanneer vaardigheden, ervaring en certificeringen niet goed worden afgestemd op de werkzaamheden, ontstaan risico’s op het gebied van veiligheid, compliance en productiviteit. Competentiegericht plannen zorgt dat je altijd de juiste mensen inzet op de juiste plek, op het juiste moment.

Geavanceerde workforce management-software ondersteunt deze aanpak en helpt logistieke bedrijven en dc’s efficiënter te werken, servicelevels te verhogen en medewerkers meer waardering en ontwikkelkansen te bieden.

Wil je weten hoe MANUS WFM logistieke organisaties wereldwijd ondersteunt met competentiegericht plannen? Neem contact met ons op voor meer informatie of een demo.