Van data-chaos naar kostencontrole: trends signaleren met MANUS WFM
In sectoren waar loonkosten een groot deel van het operationele budget opslokken (zoals retail, logistiek, en productie), telt elke beslissing. Grip op kosten begint bij inzicht. En dat inzicht haal je uit data en slimme workforce management software.
In dit artikel lees je waarom data gedreven personeelsmanagement steeds belangrijker wordt, waar organisaties vastlopen bij het benutten van hun data en hoe MANUS WFM helpt om trends vroeg te herkennen zodat je direct bij kunt sturen.
De impact van stijgende loonkosten in Europa
Volgens cijfers van Eurostat Stegen de uurloonkosten in Q3 van met 3.3% in de eurozone en 3.7% in de EU ten opzichte van een jaar eerder. Lonen en salarissen nemen toe met respectievelijk 3.0 en 3.5%. Ook de niet loongerelateerde kosten stegen fors: 4.0% in de eurozone en 4,2 % in de EU.
Vooral in Centraal en Oost Europa lopen de lonen snel op. In Polen steeg het gemiddelde uurloon in 2024 met maar liefst 19%, de hoogste stijging binnen de EU, waar het gemiddelde op 5,1% lag. Ook Bulgarije, Litouwen en Kroatië laten sterke loonstijgingen.
Na jaren van hoge inflaties, die de loonontwikkeling in deze regio’s tijdelijk afremde, zet de stijging nu door. Voor arbeidsintensieve sectoren met toch al dunne marges betekent dat extra druk.
En die marges laten weinig ruimte over voor fouten. Ongeplande overuren, inefficiënte roosters of oplopend verzuim hakken direct in je resultaat. Continu en nauwkeurig inzicht in personeelskosten is geen luxe meer maar noodzaak.
Waarom organisaties vastlopen.
Veel organisaties weten dat data gedreven werken loont. Toch lukt het zelden om data echt effectief te benutten. Niet omdat er te weinig data is, maar omdat die data te laat, versnipperd of onduidelijk beschikbaar komt.
HR registreert bijvoorbeeld het verzuim en te laat komen, maar bekijkt die rapportage pas aan het eind van het kwartaal. Dan is ingrijpen te laat. In een distributiecenter zie je pas na afloop van de loonperiode dat de overuren uit de hand lopen. Bijsturen vooraf lukt dan niet meer.
Data silo’s en trage rapportages
Geen real-time inzicht
Personeelsdata staat vaak verspreid over meerdere systemen. Urenregistratie hier, planning daar en omzet- of productiedata weer ergens anders.
Zonder een actueel overzicht wordt het lastig om verbanden te zien. Hoe verhouden bezetting en vraag zich tot elkaar? Waar leidt verzuim tot extra overuren? Welke teams zijn structureel minder efficiënt?
Daar komt bij dat data vaak handmatig moet worden geëxporteerd en samengevoegd. Tegen de tijd dat het rapport klaar is, kijk je terug in plaats van vooruit.
Slechte Datakwaliteit
Zelfs wanneer data wel beschikbaar is, laat de kwaliteit vaak te wensen over. Inconsistente definities, ontbrekende registraties of invoerfouten zorgen zo voor een vertekend beeld.
Binnen workforce management herken je dat aan foutieve kloktijden, onvolledig vastgelegde roosterwijzigingen of onduidelijke verzuimcodes. Kleine afwijkingen stapelen zich op en leiden tot verkeerde conclusies.
Datamanagement
Veel organisaties worstelen met de manier waarop data wordt gepresenteerd. Overvolle dashboards, statische rapporten of cijfers zonder context maken het lastig om snel te zien wat er speelt.
Zo zie je bijvoorbeeld dat overuren oplopen, maar weet je niet waarom of waar, en of je direct actie moet nemen. Data blijft dan een constatering in plaats van een stuurmiddel.
Hoe MANUS WFM data-chaos omzet in stuurinformatie
Moderne, SAAS WFM-oplossingen pakken deze knelpunten bij de kern aan. Ze brengen alle personeelsdata samen in één platform. Uren, roosters, beschikbaarheid, verzuim, loonkosten en budgetten komen realtime bij elkaar.
Dat vormt een betrouwbare basis voor inzicht én actie.
Dashboarding: van ruwe data naar Management by Exception
MANUS WFM, centraliseert alle essentiële processen in één omgeving van tijdregistratie, en planning tot compliance. Daarnaast krijg je slimme tools om data te interpreteren en visueel te maken.
Dashboards die doen wat ze moeten doen
De dashboards in MANUS WFM laten zien wat ertoe doet. Geen ruis, wel focus. Zo signaleer je knelpunten voordat ze problemen worden.
De Grafisch Assistant toont alle relevante planningsparameters overzichtelijk. Dat verlaagt cognitieve belasting en versnelt besluitvorming. Met PlusViewer analyseer je trends en personeelsdata binnen specifieke perioden.
Management-by-Exception
MANUS WFM werkt bovendien met de management-by-exception aanpak. Je krijgt alleen meldingen als iets afwijkt en je actie moet nemen, op basis van zelfgekozen parameters.
Het systeem toetst roosters continue aan compliance regels en budgetafspraken. Dreigt een medewerker over zijn contracturen heen te gaan? Lopen de kosten van een afdeling op? Je ziet het direct. Geen overbodig alerts, wel actiegerichte signalen.
Integraties: koppel personeelsdata aan bedrijfsresultaat
MANUS WFM biedt real-time inzicht én helpt trends op langere termijn te herkennen. Wil je die data combineren met andere bedrijfsinformatie, dan koppel je eenvoudig met tools als Afas, ADP, Microsoft Power BI, QlikView en meer.
Zo leg je verbanden tussen workforce data en bedrijfsresultaten. Denk aan productiviteit per shift, orders per uur of omzet per medewerker. Zie je dat bepaalde teams structureel beter presteren? Ontdek wat werkt en pas dit inzicht toe op andere afdelingen. Ontstaan er andere knelpunten? Pak ze gericht aan.
Wat data gedreven WFM oplevert voor HR, Operations en Finance
Een oplossing als MANUS WFM ondersteunt meerdere afdelingen tegelijk namelijk;
HR: van signaleren naar sturen
HR krijgt direct inzicht in verzuim, overuren en inzetbaarheid. Zie je dat overuren oplopen in één team, dan onderzoek je de oorzaak en neem je gerichte maatregelen. Terugkerende verzuimproblemen in specifieke diensten? Dan stuur je op betrokkenheid en behoud.
Operations: realtime grip en flexibiliteit
Voor operationele managers draait alles om bijsturen. MANUS WFM laat realtime zien wie waar werkt en hoe dat aansluit op de actuele vraag.
Bij onverwachte pieken of uitval pas je roosters snel aan. Zo houd je servicelevels op peil. Op langere termijn helpen de inzichten om processen continu te verbeteren.
Dankzij taakgerichte planning zie je bijvoorbeeld hoeveel tijd naar specifieke taken of projecten gaat. Zie je structurele overuren op één afdeling? dan pak je het proces aan.
Finance: controle over kosten en budgetten
Finance kijkt niet meer achteraf naar loonkosten, maar volgt ze terwijl ze ontstaan. Zo bewaak je budgetten actief.
Dreigt een afdeling het maandbudget te overschrijden, dan stem je direct af met operations. MANUS WFM voorkomt bovendien dat roosters worden goedgekeurd die budget- of kostennormen overschrijden.
Met historische data maak je scenario’s concreet. Wat levert 20% minder overuren op? Wat betekent het aannemen van vijf extra medewerkers voor je jaarbudget? Je rekent het vooraf door.
Conclusie: bescherm je marge met proactief beheer
De personeelskosten in Europa blijven stijgen en zetten marges onder druk. Tegelijk heb je een krachtig hulpmiddel in handen: data.
Door workforce data slim te analyseren herken je trends die je resultaat aantasten en signaleer je problemen op het moment dat je nog kunt bijsturen. Geavanceerde WFM-systemen zoals MANUS WFM brengen alle data samen, doorbreken silo’s en vertalen cijfers naar actie.
Wil je weten hoe MANUS WFM helpt om trends vroeg te signaleren en loonkosten tot wel 10% te verlagen?
Vraag een optimalisatiecheck aan en ontdek waar jouw winst zit.
